Συμβουλές για τη διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας εργασίας κατά τη διάρκεια πανδημίας

Όταν συμφώνησα να γράψω για αυτό το θέμα, οραματιζόμουν μια "κορυφαία 10 συμβουλές και κόλπα" σε στυλ σχετικά με τα πράγματα που έχω μάθει από τότε που άρχισα να οδηγώ μια ομάδα που δούλευε από απόσταση πριν το COVID-19 το μετατρέψει σε ένα ωραίο πράγμα που πρέπει να κάνουμε . Αλλά αποδεικνύεται ότι η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας δεν είναι καθόλου συμβουλές και κόλπα. Σίγουρα, πράγματα όπως η ενεργοποίηση της κάμερας για να έχουν πραγματικά μια συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο βοηθούν, αλλά δεν είναι αυτό που διαφοροποιεί μια επιτυχημένη απομακρυσμένη ομάδα / αρχηγό από μια ανεπιτυχής. Η πραγματική συμβουλή είναι πολύ πιο απλή και πολύ πιο περίπλοκη. Πρόκειται για ένα άλμα πίστης που μπορεί να σας κάνει πολύ άβολα. Και το κόλπο είναι ότι πρέπει να το κάνετε ούτως ή άλλως.

Το μεγάλο τμήμα μου (το τρίτο μεγαλύτερο εδώ) απασχολεί 47 υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένου ενός συνδυασμού ωριαίου και μισθού προσωπικού. Είμαστε το μοναδικό τμήμα στο Colorado Access που λειτουργεί 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα, 365 ημέρες το χρόνο. Και έχουμε εργαστεί εξ αποστάσεως για τέσσερα χρόνια. Ήμουν αρκετά τυχερός που συμμετείχα σε αυτήν την απίστευτη ομάδα τον Μάρτιο του 2018 Η διαχείριση απομακρυσμένου προσωπικού ήταν ολοκαίνουργια για μένα εκείνη την εποχή. Και έχουμε μάθει πολλά από κοινού. Η Google "εποπτεύει το απομακρυσμένο προσωπικό" και μη διστάσετε να δοκιμάσετε οποιαδήποτε από τις συμβουλές και τα κόλπα που αναφέρονται στη λίστα ατόμων σε ορισμένα από αυτά τα άρθρα.

Αλλά σας υπόσχομαι, κανένα από αυτά δεν θα λειτουργήσει αν σας λείπει αυτό το ένα πράγμα - το ένα τέχνασμα που μπορεί να μην σας έρχεται φυσικά. Η μόνη συμβουλή που σχεδόν όλα αυτά τα άρθρα θα παραμείνουν εκτός (ή ακόμη και θα προσπαθήσουν να πείσουν ότι δεν μπορείτε να τελειώσετε).

Εσείς απολύτως, ΠΡΕΠΕΙ να εμπιστεύεστε θετικά τους υπαλλήλους σας.

Αυτό είναι. Αυτή είναι η απάντηση. Και μπορεί να ακούγεται απλό. Κάποιοι από εσάς μπορεί ακόμη και νομίζω εμπιστεύεσαι τους υπαλλήλους σου. Αλλά πώς αντέδρασες όταν η ομάδα σου άρχισε να λειτουργεί απομακρυσμένα όταν χτυπήθηκε το COVID-19;

• Ανησυχούσατε για το αν οι άνθρωποι εργάζονταν πραγματικά ή όχι;
• Παρακολουθήσατε το εικονίδιο Skype / Teams / Slack τους σαν γεράκι για να δείτε αν ήταν ενεργά έναντι εκτός;
• Σκεφτήκατε να εφαρμόσετε κάποιες άκαμπτες παραμέτρους σχετικά με το πόσο γρήγορα χρειάζεται κάποιος να κάνει πράγματα όπως να απαντήσει σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή IM;
• Πραγματοποιούσατε τηλεφωνικές κλήσεις μόλις κάποιος μετακινηθεί σε κατάσταση "μακριά", λέγοντας πράγματα όπως "καλά, απλά ήθελα να κάνω check in, δεν σε είδα στο διαδίκτυο ..."
• Αναζητάτε διάφορες τεχνολογικές λύσεις για την παρακολούθηση της δραστηριότητας του προσωπικού σας στον υπολογιστή ενώ εργάζεστε εξ αποστάσεως;

Εάν απαντήσατε ναι σε οποιοδήποτε από τα παραπάνω, ήρθε η ώρα να επανεξετάσετε πόσο πραγματικά εμπιστεύεστε τους υπαλλήλους σας. Είχατε τις ίδιες ανησυχίες όταν ήταν στο γραφείο ή εμφανίστηκαν ξαφνικά όταν όλοι έφυγαν;

Κανείς δεν μετατρέπεται σε βραδινό νυκτί μόνο επειδή εργάζονται τώρα από το σπίτι. Εάν ο υπάλληλός σας είχε καλή ηθική εργασίας όταν ήταν στο γραφείο, αυτό θα μεταφερθεί γενικά στο απομακρυσμένο περιβάλλον. Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ΠΟΛΥ παραγωγικοί στο σπίτι τότε είναι στο γραφείο επειδή υπάρχουν λιγότερες διακοπές. Πάντα θα υπάρχουν άνθρωποι που χαλαρώνουν - αλλά αυτοί είναι και οι ίδιοι άνθρωποι που παρακολουθούν το Netflix ή κάνουν κύλιση στο Twitter όλη την ημέρα στο γραφείο στο γραφείο τους πίσω από την πλάτη σας. Εάν δεν τους εμπιστευόσασταν να εργάζονται στο γραφείο, ίσως έχετε καλό λόγο να μην τους εμπιστευτείτε να εργάζονται εξ αποστάσεως. Αλλά μην τιμωρείτε τους καλούς υπαλλήλους σας υποθέτοντας ότι θα χάσουν όλη την ηθική εργασίας τους μόνο και μόνο επειδή τώρα εργάζονται εξ αποστάσεως.

Αντισταθείτε στην παρόρμηση να παρακολουθείτε πότε κάποιος είναι ενεργός στο διαδίκτυο έναντι εκτός. Αντισταθείτε στην επιθυμία να μεταφέρετε μεταφορικά κάποιον στο γραφείο του. Είτε είμαστε στο γραφείο είτε στο σπίτι, όλοι έχουμε διαφορετικές ώρες και στυλ παραγωγικότητας - και όλοι ξέρουμε πώς να "φαινόμαστε απασχολημένοι" όταν πραγματικά δεν είμαστε. Όποτε μπορείτε, εστιάστε στο παραγωγή της δουλειάς κάποιου και όχι των κυριολεκτικών ωρών που ρολόι ή αν χρειάστηκε πολύς χρόνος για να απαντήσουν σε ένα άμεσο μήνυμα ή ένα email. Και ενώ αυτό μπορεί να είναι ευκολότερο για έναν μισθωτό υπάλληλο, θα έλεγα ότι το ίδιο ισχύει και για έναν ωριαίο υπάλληλο με χρονοδιάγραμμα.

Αλλά Lindsay, πώς μπορώ να βεβαιωθώ ότι η εργασία συνεχίζεται;

Ναι, η δουλειά πρέπει να ολοκληρωθεί. Οι αναφορές πρέπει να γραφτούν, οι κλήσεις πρέπει να απαντηθούν, οι εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν. Αλλά όταν ένας εργαζόμενος αισθάνεται σεβαστός, εκτιμημένος και αξιόπιστος από τον εργοδότη του, είναι πιο πιθανό να σας δώσει υψηλότερο ποιότητα της εργασίας, εκτός από ένα υψηλότερο ποσότητα της δουλειάς.

Να είστε πολύ ξεκάθαροι με τις προσδοκίες σας για την καθημερινή εργασία κάποιου. Για ορισμένες ομάδες, αυτό μπορεί να είναι πολλές πολύ σαφείς προθεσμίες. Για άλλες ομάδες, θα μπορούσε να είναι προσδοκίες για την ολοκλήρωση καθηκόντων σε καθημερινή βάση. Ίσως καλύπτει τα τηλέφωνα για ένα καθορισμένο τμήμα της ημέρας και ολοκληρώνει ορισμένες εργασίες την υπόλοιπη μέρα. Έχω εκατό διαφορετικούς τρόπους για να βεβαιωθώ ότι το προσωπικό μου παράγει ποιοτική δουλειά και κανένας από αυτούς δεν περιλαμβάνει έλεγχο για να δείτε πότε δραστηριοποιούνται στις ομάδες.

Όταν ήμασταν όλοι στο γραφείο, όλοι είχαν χτίσει χρόνο αναπνοής, ακόμη και εκτός οποιουδήποτε επίσημου γεύματος ή διαλείμματος. Συνομιλήσατε στο δρόμο επιστροφής από την τουαλέτα ή γεμίζοντας το μπουκάλι νερό. Έσκυψε πάνω από το θάλαμο και συνομιλήσατε με έναν συμπαίκτη του ανάμεσα σε τηλεφωνικές κλήσεις. Συνομιλήσατε στο διάλειμμα ενώ περιμένατε να φτιάξει ένα νέο δοχείο καφέ. Δεν το έχουμε αυτήν τη στιγμή - κάντε το εντάξει για κάποιον να απομακρυνθεί από τον υπολογιστή για πέντε λεπτά για να αφήσει το σκυλί έξω ή να πετάξει ένα πλυντήριο στο πλύσιμο. Υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι με το COVID-19, οι υπάλληλοί σας μπορεί επίσης να κάνουν ταχυδακτυλουργία στα παιδιά τους κάνοντας απομακρυσμένη μάθηση για το σχολείο ή φροντίζοντας και έναν γηράσκοντα γονέα. Δώστε στους υπαλλήλους χώρο για να κάνουν πράγματα όπως κλήση σε συνταγή για έναν συγγενή ή βοηθήστε το παιδί τους να συνδεθεί στη συνάντηση Zoom με τον δάσκαλό τους.

Γίνετε δημιουργικοί. Οι κανόνες και οι κανόνες κυριολεκτικά έχουν πεταχτεί έξω από το παράθυρο. Ο τρόπος που το κάνατε πάντα δεν ισχύει πλέον. Δοκίμασε κάτι καινούργιο. Ζητήστε επίσης από την ομάδα σας ιδέες και συμβουλές. Δοκιμάστε τα πράγματα, βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι ξεκάθαροι ότι τα πράγματα είναι σε δοκιμαστική βάση και λάβετε πολλά σχόλια. Ρυθμίστε ξεκάθαρα σημεία με τα οποία θα αξιολογήσετε εάν λειτουργεί ή όχι κάτι που υπερβαίνει το αίσθημα του εντέρου σας (ας είμαστε πραγματικοί, υπάρχει Πολλή έρευνα που δείχνει ότι τα συναισθήματα του εντέρου που σχετίζονται με την εργασία μας δεν είναι πολύ αξιόπιστα).

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να είναι πολύ διασκεδαστική - νομίζω ότι είναι ένας πιο προσωπικός τρόπος σύνδεσης με την ομάδα μου. Παίρνω να δω μέσα στο σπίτι τους, να συναντώ τα κατοικίδια ζώα τους και μερικές φορές τα αξιολάτρευτα παιδιά τους. Πραγματοποιούμε αστείο εικονικό υπόβαθρο και ενσωματώνουμε δημοσκοπήσεις για τα αγαπημένα μας σνακ. Η μέση θητεία στην ομάδα μου είναι περισσότερο από πέντε χρόνια και ο μεγαλύτερος λόγος για αυτό είναι η αρμονία μεταξύ επαγγελματικής και επαγγελματικής ζωής που μπορεί να μας προσφέρει η απομακρυσμένη εργασία - εάν γίνει σωστά. Η ομάδα μου ξεπερνά τακτικά τις προσδοκίες μου χωρίς να παρακολουθώ κάθε κίνηση τους.

Αλλά η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να έχει τις προκλήσεις της. Και η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας σε μια πανδημία μπορεί να έχει ακόμη περισσότερες προκλήσεις. Αλλά αν δεν κάνετε τίποτα άλλο, εμπιστευτείτε τους ανθρώπους σας. Θυμηθείτε γιατί τους προσλάβατε και εμπιστευτείτε τους μέχρι να σας δώσουν έναν λόγο να μην το κάνετε.