રોગચાળા દરમિયાન રિમોટ વર્ક ટીમને મેનેજ કરવાની ટીપ્સ

જ્યારે હું આ વિષય વિશે લખવા માટે સંમત થયો, ત્યારે મેં કોવિડ-10 એ એક સરસ વસ્તુમાં રૂપાંતરિત કરતા પહેલા દૂરથી કામ કરતી એક ટીમનું નેતૃત્વ કરવાનું શરૂ કર્યું ત્યારથી મેં જે શીખ્યા તે વિશે મેં "ટોચની 19 ટિપ્સ અને યુક્તિઓ" શૈલીની પોસ્ટની કલ્પના કરી. . પરંતુ તે તારણ આપે છે કે દૂરસ્થ ટીમનું સંચાલન કરવું એ ખરેખર ટીપ્સ અને યુક્તિઓ વિશે નથી. ખાતરી કરો કે, વાસ્તવમાં સામ-સામે વાતચીત કરવા માટે કૅમેરા ચાલુ કરવા જેવી બાબતો મદદ કરે છે પરંતુ તે સફળ દૂરસ્થ ટીમ/લીડરને અસફળ વ્યક્તિથી અલગ પાડે છે. વાસ્તવિક ટીપ ઘણી સરળ અને ઘણી વધુ જટિલ છે. તે વિશ્વાસની છલાંગ લેવા વિશે છે જે તમને ખૂબ જ અસ્વસ્થ કરી શકે છે. અને યુક્તિ એ છે કે તમારે તે કોઈપણ રીતે કરવું જોઈએ.

મારા મોટા વિભાગમાં (અહીં ત્રીજો સૌથી મોટો) 47 કર્મચારીઓ છે, જેમાં કલાકદીઠ અને પગારદાર સ્ટાફનો સમાવેશ થાય છે. અમે કોલોરાડો એક્સેસમાં એકમાત્ર વિભાગ છીએ જે દિવસમાં 24 કલાક, અઠવાડિયાના સાતેય દિવસ, વર્ષમાં 365 દિવસ કામ કરે છે. અને અમે ચાર વર્ષથી દૂરથી કામ કર્યું છે. હું માર્ચ 2018 માં આ અતુલ્ય ટીમમાં જોડાવા માટે પૂરતો નસીબદાર હતો; રિમોટ સ્ટાફનું સંચાલન તે સમયે મારા માટે એકદમ નવું હતું. અને ત્યાં ઘણું બધું છે જે આપણે બધાએ સાથે શીખ્યા છે. Google "રિમોટ સ્ટાફનું નિરીક્ષણ કરે છે" અને તેમાંથી કેટલાક લેખોમાં લોકો દ્વારા સૂચિબદ્ધ કોઈપણ ટિપ્સ અને યુક્તિઓ અજમાવી જુઓ.

પરંતુ હું તમને વચન આપું છું, જો તમે આ એક વસ્તુને ચૂકી ગયા હોવ તો તેમાંથી કોઈ કામ કરશે નહીં - એક એવી યુક્તિ જે તમને કુદરતી રીતે ન આવે. એક ટિપ જે લગભગ આ તમામ લેખો છોડી દેશે (અથવા તમને સમજાવવાનો પ્રયાસ પણ કરી શકાશે નહીં).

તમારે ચોક્કસ, સકારાત્મક રીતે તમારા કર્મચારીઓ પર વિશ્વાસ રાખવો જોઈએ.

બસ આ જ. તે જવાબ છે. અને તે સરળ લાગે શકે છે. તમારામાંથી કેટલાક કદાચ પણ લાગે છે તમે તમારા કર્મચારીઓ પર વિશ્વાસ કરો છો. પરંતુ જ્યારે COVID-19 હિટ ત્યારે તમારી ટીમે પ્રથમ વખત દૂરથી કામ કરવાનું શરૂ કર્યું ત્યારે તમે કેવી પ્રતિક્રિયા આપી?

• શું તમે ચિંતિત હતા કે લોકો ખરેખર કામ કરી રહ્યા છે કે નહીં?
• શું તમે તેમના સ્કાયપે/ટીમ્સ/સ્લેક આઇકનને બાજની જેમ જોયા છે કે શું તેઓ સક્રિય વિરુદ્ધ દૂર છે?
• શું તમે અમુક પ્રકારના કઠોર પરિમાણોને અમલમાં મૂકવા વિશે વિચાર્યું છે કે કોઈને કેટલી ઝડપથી ઇમેઇલ્સ અથવા IM નો પ્રતિસાદ આપવા જેવી વસ્તુઓ કરવાની જરૂર છે?
• શું તમે કોઈ "દૂર" સ્ટેટસમાં જતાની સાથે જ ફોન કૉલ કરી રહ્યાં છો, જેમ કે "સારું, હું હમણાં જ ચેક ઇન કરવા માંગતો હતો, મેં તમને ઑનલાઇન જોયો નથી..."
• શું તમે રિમોટલી કામ કરતી વખતે તમારા સ્ટાફની કમ્પ્યુટર પ્રવૃત્તિ પર નજર રાખવા માટે વિવિધ ટેક સોલ્યુશન્સ જોઈ રહ્યા છો?

જો તમે ઉપરોક્તમાંથી કોઈપણ માટે હામાં જવાબ આપ્યો હોય, તો તમે ખરેખર તમારા કર્મચારીઓ પર કેટલો વિશ્વાસ કરો છો તે ફરીથી જોવાનો સમય છે. જ્યારે તેઓ ઑફિસમાં હતા ત્યારે શું તમને સમાન ચિંતાઓ હતી, અથવા જ્યારે બધા દૂરસ્થ ગયા ત્યારે આ અચાનક દેખાઈ હતી?

કોઈ પણ રાતોરાત આળસુ બની જતું નથી કારણ કે તેઓ હવે ઘરેથી કામ કરી રહ્યા છે. જો તમારા કર્મચારી ઓફિસમાં હતા ત્યારે તેમની પાસે સારી કાર્ય નીતિ હતી, તો તે સામાન્ય રીતે રિમોટ સેટિંગ પર લઈ જશે. હકિકતમાં, મોટાભાગના લોકો ઘરે વધુ ઉત્પાદક હોય છે પછી તેઓ ઓફિસમાં છે કારણ કે ત્યાં ઓછા વિક્ષેપો છે. એવા લોકો હંમેશા હશે જેઓ ઢીલા પડી જાય છે - પરંતુ આ એ જ લોકો છે જેઓ તમારી પીઠ પાછળ તેમના ડેસ્ક પર ઓફિસમાં આખો દિવસ Netflix જોતા હતા અથવા Twitter પર સ્ક્રોલ કરતા હતા. જો તમને ઓફિસમાં કામ કરતા તેમના પર વિશ્વાસ ન હતો, તો તમારી પાસે કદાચ તેમના પર દૂરથી કામ કરવા પર વિશ્વાસ ન કરવાનું સારું કારણ છે. પરંતુ તમારા સારા કર્મચારીઓને એવું માનીને સજા ન કરો કે તેઓ તેમની તમામ કાર્ય નીતિ ગુમાવશે કારણ કે તેઓ હવે દૂરથી કામ કરે છે.

જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ દૂર વિરુદ્ધ ઑનલાઇન સક્રિય હોય ત્યારે મોનિટર કરવાની અરજનો પ્રતિકાર કરો. કોઈને તેમના ડેસ્ક પર રૂપકાત્મક રીતે પટ્ટા કરવાની અરજનો પ્રતિકાર કરો. ભલે આપણે ઑફિસમાં હોઈએ કે ઘરે, આપણે બધા પાસે વિવિધ કલાકો અને ઉત્પાદકતાની શૈલીઓ છે – અને આપણે બધા જાણીએ છીએ કે જ્યારે આપણે ખરેખર ન હોઈએ ત્યારે કેવી રીતે “વ્યસ્ત દેખાવું”. જ્યારે પણ તમે કરી શકો, તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો આઉટપુટ તેઓ ઘડિયાળના શાબ્દિક કલાકો કરતાં અથવા તેઓ ત્વરિત સંદેશ અથવા ઇમેઇલનો જવાબ આપવામાં ખૂબ લાંબો સમય લે છે તેના બદલે તેમના કામ વિશે. અને જ્યારે પગારદાર કર્મચારી માટે આ સરળ હોઈ શકે છે, ત્યારે હું દલીલ કરીશ કે ટાઇમશીટ સાથે કલાકદીઠ કર્મચારી માટે તે જ સાચું છે.

પરંતુ લિન્ડસે, હું કેવી રીતે ખાતરી કરી શકું કે કામ હજુ પણ થઈ રહ્યું છે?

હા, કામ પૂરું કરવાની જરૂર છે. રિપોર્ટ્સ લખવાની જરૂર છે, કૉલ્સનો જવાબ આપવાની જરૂર છે, કાર્યો પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે. પરંતુ જ્યારે કોઈ કર્મચારી તેમના એમ્પ્લોયર દ્વારા આદર, મૂલ્યવાન અને વિશ્વાસપાત્ર અનુભવે છે, ત્યારે તેઓ તમને ઉચ્ચતમ પ્રદાન કરે તેવી શક્યતા વધુ હોય છે. ગુણવત્તા કામ, ઉચ્ચ ઉપરાંત જથ્થો કામ

કોઈના રોજિંદા કામ માટે તમારી અપેક્ષાઓ સાથે ખૂબ સ્પષ્ટ રહો. કેટલીક ટીમો માટે, તે ઘણી બધી સ્પષ્ટ સમયમર્યાદા હોઈ શકે છે. અન્ય ટીમો માટે, દૈનિક ધોરણે કાર્યો પૂર્ણ થવાની અપેક્ષા હોઈ શકે છે. કદાચ તે દિવસના નિર્ધારિત ભાગ માટે ફોનને આવરી લે છે અને બાકીના દિવસોમાં ચોક્કસ કાર્યો પૂર્ણ કરે છે. મારો સ્ટાફ ગુણવત્તાયુક્ત કાર્ય ઉત્પન્ન કરી રહ્યો છે તેની ખાતરી કરવા માટે મારી પાસે સો અલગ અલગ રીતો છે અને તેમાંથી કોઈ પણ ટીમમાં ક્યારે સક્રિય છે તે જોવા માટે તપાસ કરતું નથી.

જ્યારે અમે બધા ઑફિસમાં હતા, ત્યારે દરેક વ્યક્તિએ શ્વાસ લેવાનો સમય બાંધ્યો હતો, કોઈપણ ઔપચારિક લંચ અથવા બ્રેકના સમયની બહાર પણ. તમે શૌચાલયમાંથી અથવા તમારી પાણીની બોટલ ભરીને પાછા ફરતી વખતે ચેટ કરી હતી. તમે ક્યુબિકલ પર ઝૂકી ગયા અને ફોન કૉલ્સ વચ્ચે ટીમના સાથી સાથે ચેટ કરી. કોફીના નવા પોટ ઉકાળવાની રાહ જોતા તમે બ્રેક રૂમમાં ચેટ કરી. અમારી પાસે અત્યારે તે નથી – કૂતરાને બહાર જવા દેવા અથવા કપડાં ધોવામાં લોન્ડ્રીનો ભાર ફેંકવા માટે કોઈ વ્યક્તિ પાંચ મિનિટ માટે કમ્પ્યુટરથી દૂર જાય તે ઠીક કરો. એવી સારી તક છે કે કોવિડ-19 સાથે, તમારા કર્મચારીઓ પણ તેમના બાળકોને શાળા માટે દૂરથી ભણવામાં અથવા વૃદ્ધ માતા-પિતાની પણ કાળજી લેતા હોય છે. કર્મચારીઓને કોઈ સંબંધી માટે પ્રિસ્ક્રિપ્શનમાં કૉલ કરવા અથવા તેમના બાળકને તેમના શિક્ષક સાથે તેમની ઝૂમ મીટિંગમાં જોડવામાં મદદ કરવા જેવી વસ્તુઓ કરવા માટે જગ્યા આપો.

સર્જનાત્મક બનો. નિયમો અને ધોરણો શાબ્દિક રીતે બારી બહાર ફેંકી દેવામાં આવ્યા છે. જે રીતે તમે હંમેશા કર્યું છે તે હવે લાગુ પડતું નથી. કંઈક નવું કરવાનો પ્રયાસ કરો. તમારી ટીમને વિચારો અને ઇનપુટ માટે પણ પૂછો. વસ્તુઓનું પરીક્ષણ કરો, ખાતરી કરો કે દરેક વ્યક્તિ સ્પષ્ટ છે કે વસ્તુઓ અજમાયશ ધોરણે છે અને રસ્તામાં ઘણા બધા પ્રતિસાદ મેળવો. સ્પષ્ટ બિંદુઓ સેટ કરો જેના દ્વારા તમે મૂલ્યાંકન કરશો કે કંઈક કામ કરી રહ્યું છે કે જે તમારી આંતરડાની લાગણીની બહાર જાય છે (ચાલો વાસ્તવિક બનીએ, ત્યાં છે ઘણા બધા સંશોધનો જે દર્શાવે છે કે અમારી કાર્ય સંબંધિત આંતરડાની લાગણીઓ ખૂબ વિશ્વસનીય નથી).

રિમોટ ટીમનું સંચાલન કરવું ખૂબ જ આનંદદાયક હોઈ શકે છે - મને લાગે છે કે મારી ટીમ સાથે જોડાવા માટે તે વધુ વ્યક્તિગત રીત છે. હું તેમના ઘરની અંદર જોઉં છું, તેમના પાલતુ પ્રાણીઓને અને ક્યારેક તેમના આરાધ્ય બાળકોને મળું છું. અમે રમુજી વર્ચ્યુઅલ બેકગ્રાઉન્ડ સાથે મૂર્ખાઈ કરીએ છીએ અને અમારા મનપસંદ નાસ્તા વિશે મતદાનનો સમાવેશ કરીએ છીએ. મારી ટીમનો સરેરાશ કાર્યકાળ પાંચ વર્ષથી વધુનો છે અને તેનું સૌથી મોટું કારણ કાર્ય-જીવનની સંવાદિતા છે જે રિમોટ વર્ક આપણને આપી શકે છે - જો તે યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે તો. મારી ટીમ તેમની દરેક ચાલ જોયા વિના નિયમિતપણે મારી અપેક્ષાઓ કરતાં વધી જાય છે.

પરંતુ દૂરસ્થ ટીમનું સંચાલન કરવું તેના પડકારો હોઈ શકે છે. અને રોગચાળામાં દૂરસ્થ ટીમનું સંચાલન કરવા માટે હજી વધુ પડકારો હોઈ શકે છે. પરંતુ જો તમે બીજું કંઈ ન કરો, તો તમારા લોકો પર વિશ્વાસ કરો. યાદ રાખો કે તમે તેમને શા માટે રાખ્યા છે અને જ્યાં સુધી તેઓ તમને ન કરવાનું કારણ આપે ત્યાં સુધી તેમના પર વિશ્વાસ કરો.