Съвети за управление на отдалечен работен екип по време на пандемия

Когато се съгласих да пиша по тази тема, предвидих публикация в стил „10 най-добри съвета и трикове“ за нещата, които научих, откакто започнах да ръководя екип, който работеше отдалечено, преди COVID-19 да го превърне в страхотното нещо, което трябва да се направи . Но се оказва, че управлението на отдалечен екип всъщност изобщо не е съвети и трикове. Разбира се, неща като включване на камерата, за да се проведе разговор лице в лице, наистина помагат, но това не е това, което отличава успешния отдалечен екип / ръководител от неуспешния. Истинският съвет е далеч по-прост и също много по-сложен. Става въпрос за скок на вяра, който може да ви направи МНОГО неприятно. И трикът е, че все пак трябва да го направите.

Моят голям отдел (третият по големина тук) има 47 служители, включително комбинация от почасов и нает персонал. Ние сме единственият отдел в Colorado Access, който работи 24 часа в денонощието, седем дни в седмицата, 365 дни в годината. И ние работихме дистанционно в продължение на четири години. Имах късмета да се присъединя към този невероятен екип през март 2018 г .; управлението на отдалечен персонал беше чисто ново за мен по това време. И има много неща, които всички сме научили заедно. Google „контролира отдалечен персонал“ и не се колебайте да опитате някой от съветите и триковете, които хората изброяват в някои от тези статии.

Но обещавам ви, никой от тях няма да работи, ако пропуснете това едно - единственият трик, който може да не ви дойде естествено. Единственият съвет, който почти всички тези статии ще пропуснат (или дори ще се опитат да убедят, че не можете да го направите).

Абсолютно, положително ТРЯБВА да се доверите на служителите си.

Това е. Това е отговорът. И може да звучи просто. Някои от вас може дори мисля имате доверие на служителите си. Но как реагирахте, когато екипът Ви за пръв път започна да работи отдалечено, когато COVID-19 удари?

• Притесняваше ли се дали хората всъщност работят или не?
• Гледали ли сте иконата на Skype / Teams / Slack като ястреб, за да видите дали са били активни спрямо отсъствие?
• Мислили ли сте за внедряване на някакви твърди параметри около това колко бързо някой трябва да прави неща като отговор на имейли или незабавни съобщения?
• Правихте ли телефонни обаждания веднага щом някой премине в състояние „далеч“, казвайки неща като „ами, просто исках да се регистрирам, не ви видях онлайн ...“
• Разглеждате ли различни технологични решения за наблюдение на компютърната дейност на вашия персонал, докато работите отдалечено?

Ако сте отговорили с „да“ на някое от изброените по-горе, време е да преразгледате доколко наистина вярвате на служителите си. Имахте ли същите притеснения, когато бяха в офиса, или те изведнъж се появиха, когато всички се отдалечиха?

Никой не се превръща в безделник за една нощ, само защото сега работи от вкъщи. Ако вашият служител е имал добра работна етика, когато е бил в офиса, това обикновено ще се пренесе в отдалечената обстановка. Всъщност, повечето хора са ПОВЕЧЕ продуктивни у дома тогава те са в офиса, защото има по-малко прекъсвания. Винаги ще има хора, които отпускат, но това са и същите хора, които гледаха Netflix или превъртаха Twitter през целия ден в офиса на бюрото си зад гърба ви. Ако не сте им вярвали да работят в офиса, вероятно имате основателна причина да не им вярвате да работят отдалечено. Но не наказвайте добрите си служители, като приемате, че те ще загубят цялата си работна етика, само защото сега работят отдалечено.

Устоявайте на желанието да наблюдавате, когато някой е активен онлайн срещу гост. Устояйте на желанието да метафорично привържете някого за бюрото си. Независимо дали сме в офиса или у дома, всички ние имаме различни часове и стилове на производителност - и всички знаем как да „изглеждаме заети“, когато наистина не сме. Винаги, когато можете, фокусирайте се върху продукция на нечия работа, а не на буквалните часове, които часовникът им прави, или дали са отнели твърде много време, за да отговорят на мигновено съобщение или имейл. И макар че това може да бъде по-лесно за нает служител, бих твърдял, че същото важи и за почасов служител с работен лист.

Но Линдзи, как да се уверя, че работата все още е свършена?

Да, работата трябва да се свърши. Докладите трябва да бъдат написани, обажданията трябва да бъдат отговорени, задачите трябва да бъдат изпълнени. Но когато служителят се чувства уважаван, ценен и доверен от работодателя си, той е по-вероятно да ви даде по-висока качество на работа, в допълнение към по-висока количество на работа.

Бъдете много ясни с очакванията си за нечия ежедневна работа. За някои отбори това може да са много много ясни срокове. За други екипи може да се очакват задачите да се изпълняват ежедневно. Може би покрива телефоните за определена част от деня и изпълнява определени задачи през останалата част от деня. Имам сто различни начина да се уверя, че моите служители произвеждат качествена работа и никой от тях не включва проверка, за да се види кога са активни в екипи.

Когато всички бяхме в офиса, всички бяха вградили време за дишане, дори извън официални обяди или време за почивка. Разговаряли сте на връщане от тоалетната или от пълненето на бутилката с вода. Вашият се наведе над кабината и разговаряше със съотборник между телефонните разговори. Разговаряхте в стаята за почивка, докато чакате да се свари нова тенджера кафе. В момента нямаме това - направете така, че някой да се отдалечи от компютъра за пет минути, за да пусне кучето или да хвърли товар с пране в пералнята. Има голям шанс, че с COVID-19 вашите служители също могат да жонглират с децата си, като учат дистанционно за училище или се грижат и за застаряващ родител. Дайте на служителите място да правят неща като да се обадят на рецепта за роднина или да помогнат на детето си да се свърже със срещата си за мащабиране с учителя си.

Бъдете креативни. Правилата и нормите буквално са изхвърлени през прозореца. Начинът, по който винаги сте го правили, вече не е приложим. Опитайте нещо ново. Попитайте екипа си за идеи и информация също. Изпробвайте нещата, уверете се, че всички са наясно, че нещата са пробни и получавайте много отзиви по пътя. Настройте ясни точки, по които ще прецените дали работи нещо, което надхвърля усещанията ви в червата (нека бъдем реални, има много изследвания, които показват, че нашите чревни чувства, свързани с работата, не са много надеждни).

Управлението на отдалечен екип може да бъде много забавно - мисля, че това е по-личен начин да се свържете с моя екип. Виждам вътре в дома им, срещам се с техните домашни любимци и понякога с очарователните им деца. Ние се забавляваме със забавни виртуални фонове и включваме анкети за любимите ни закуски. Средният мандат в моя екип е повече от пет години и най-голямата причина за това е хармонията между професионалния и личния живот, която отдалечената работа може да ни осигури - ако е направена правилно. Екипът ми редовно надминава очакванията ми, без да наблюдавам всяко тяхно движение.

Но управлението на отдалечен екип може да има своите предизвикателства. А управлението на отдалечен екип в пандемия може да има още повече предизвикателства. Но ако не правите нищо друго, доверете се на хората си. Спомнете си защо сте ги наели и им се доверявайте, докато не ви дадат причина да не го правите.