טיפים לניהול צוות עבודה מרוחק במהלך מגיפה

כשהסכמתי לכתוב על הנושא הזה, דמיינתי פוסט בסגנון "10 טיפים וטריקים" על הדברים שלמדתי מאז שהתחלתי להוביל צוות שעבד מרחוק לפני ש- COVID-19 הפך אותו לדבר הכי מגניב לעשות . אך מתברר כי ניהול צוות מרוחק כלל אינו באמת טיפים וטריקים. בטח, דברים כמו להפעיל את המצלמה לנהל שיחה פנים אל פנים אכן עוזרים אבל זה לא מה שמבדיל צוות / מנהיג מרוחק מצליח מזה שלא מצליח. הטיפ האמיתי הוא הרבה יותר פשוט וגם הרבה יותר מסובך. זה קפיצת מדרגה של אמונה שעשויה לגרום לך מאוד לא נוח. והטריק הוא שאתה צריך לעשות את זה בכל מקרה.

המחלקה הגדולה שלי (השלישית בגודלה כאן) מונה 47 עובדים, כולל שילוב של עובדים לפי שעה ושכר. אנחנו המחלקה היחידה ב- Colorado Access שפועלת 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, 365 ימים בשנה. ועבדנו מרחוק ארבע שנים. התמזל מזלי להצטרף לצוות המדהים הזה במרץ 2018; ניהול צוות מרחוק היה חדש עבורי באותה תקופה. והיו הרבה שכולנו למדנו יחד. גוגל "מפקח על צוות מרוחק" ואתה מוזמן לנסות את כל הטיפים והטריקים שאנשים מציגים בחלק מאותם מאמרים.

אבל אני מבטיח לך, אף אחד מהם לא יעבוד אם אתה מפסיד את הדבר היחיד הזה - הטריק היחיד שאולי לא יבוא לך באופן טבעי. הטיפ האחד שכמעט כל המאמרים הללו ישמיטו (או אפילו ינסו לשכנע שאי אפשר לעשות זאת).

עליכם לסמוך באופן מוחלט, חיובי על עובדיכם.

זהו זה. זו התשובה. וזה אולי נשמע פשוט. חלקכם אולי אפילו לחשוב אתה סומך על העובדים שלך. אבל איך הגבת כאשר הצוות שלך התחיל לעבוד מרחוק כאשר COVID-19 הגיע?

• דאגת האם אנשים באמת עובדים?
• האם צפית בסמל ה- Skype / Teams / Slack שלהם כמו נץ כדי לראות אם הם פעילים לעומת משם?
• חשבת ליישם איזושהי פרמטרים נוקשים סביב כמה מהר מישהו צריך לעשות דברים כמו להגיב למיילים או הודעות מיידי?
• היית עושה שיחות טלפון ברגע שמישהו עובר למצב "משם" ואומר דברים כמו "טוב, רק רציתי לבדוק, לא ראיתי אותך באינטרנט ..."
• האם אתה בוחן פתרונות טכנולוגיים שונים לניטור פעילות המחשב של הצוות שלך תוך כדי עבודה מרחוק?

אם ענית בחיוב על כל האמור לעיל, הגיע הזמן לבחון מחדש עד כמה אתה באמת סומך על העובדים שלך. האם היו לך אותם דאגות כשהיו במשרד, או שאלו פתאום הופיעו כשכולם התרחקו?

אף אחד לא הופך להיות עצלן בן לילה רק בגלל שהוא עובד עכשיו מהבית. אם לעובד שלך היה מוסר עבודה טוב כשהיה במשרד, זה בדרך כלל יעבור למסגרת המרוחקת. למעשה, רוב האנשים הם יותר פרודוקטיביים בבית ואז הם נמצאים במשרד כי יש פחות הפרעות. תמיד יהיו אנשים שנרפו - אבל אלה גם אותם אנשים שצפו בנטפליקס או גללו בטוויטר כל היום במשרד ליד השולחן שלהם מאחורי הגב שלך. אם לא סמכת עליהם שהם עובדים במשרד, כנראה שיש לך סיבה טובה לא לסמוך עליהם שהם עובדים מרחוק. אך אל תענישו את העובדים הטובים שלכם בהנחה שהם יאבדו את כל מוסר העבודה שלהם רק בגלל שהם עובדים עכשיו מרחוק.

התנגד לדחף לפקח מתי מישהו פעיל באינטרנט לעומת רחוק. התנגד לדחף לרצועה מישהו באופן מטפורי לשולחן שלו. בין אם אנחנו במשרד או בבית, לכולנו יש שעות וסגנונות פרודוקטיביות שונים - וכולנו יודעים איך "להיראות עסוקים" כשאנחנו באמת לא. מתי שאתה יכול, התמקד ב תפוקה בעבודה של מישהו ולא בשעות המילוליות שעון שעון או אם לקח יותר מדי זמן לענות על הודעה מיידית או על אימייל. ולמרות שזה יכול להיות קל יותר לעובד בשכר, אני טוען שהדבר נכון גם לגבי עובד לפי שעה עם לוח זמנים.

אבל לינדזי, איך אני מוודא שהעבודה עדיין מסתיימת?

כן, העבודה צריכה להסתיים. צריך לכתוב דוחות, צריך לענות לשיחות, להשלים משימות. אך כאשר עובד מרגיש מכובד, מוערך ואמון על ידי המעסיק שלו, הם נוטים יותר לתת לך מחיר גבוה יותר איכות של עבודה, בנוסף גבוה יותר כמות של עבודה.

היה ברור מאוד עם הציפיות שלך לעבודה היומיומית של מישהו. עבור קבוצות מסוימות, זה עשוי להיות הרבה מועדים ברורים מאוד. עבור קבוצות אחרות, זה יכול להיות ציפיות שהמשימות יושלמו על בסיס יומי. אולי זה מכסה את הטלפונים בחלק ייעודי של היום והשלמת משימות מסוימות בשאר היום. יש לי מאה דרכים שונות לוודא שהצוות שלי מייצר עבודה איכותית ואף אחת מהן אינה כוללת בדיקה האם הם פעילים בקבוצות.

כשכולנו במשרד, כולם בנו זמן נשימה, אפילו מחוץ לארוחות צהריים רשמיות או לזמן הפסקה. שוחחת בדרך חזרה מהשירותים או ממילוי בקבוק המים שלך. שלך רכן מעל התא ושוחח עם חבר לקבוצה בין שיחות הטלפון. שוחחת בחדר ההפסקות בזמן שחיכית לסיר קפה חדש להתבשל. אין לנו את זה כרגע - לעשות את זה בסדר שמישהו יתרחק מהמחשב במשך חמש דקות כדי לאפשר לכלב לצאת או לזרוק עומס כביסה בכביסה. יש סיכוי טוב שעם COVID-19, העובדים שלך עשויים גם ללהטט עם ילדיהם בלימוד מרחוק לבית הספר או לטפל גם בהורה מזדקן. תן לעובדים מרחב לעשות דברים כמו להתקשר למרשם לקרוב משפחה או לעזור לילדו להתחבר למפגש הזום שלהם עם המורה שלהם.

להיות יצירתי. הכללים והנורמות ממש הושלכו מהחלון. הדרך שעשית תמיד זה כבר לא ישים. תנסה משהו חדש. בקש מהצוות שלך רעיונות וקלט גם כן. בדקו את הדברים, וודאו שכולם ברורים שהדברים הם על בסיס ניסיון וקבלו המון משוב על הדרך. הגדר נקודות ברורות לפיהן תעריך האם משהו עובד או לא חורג מתחושת הבטן שלך (בוא נהיה אמיתיים, יש הרבה מחקרים שמראים שתחושות הבטן שלנו הקשורות לעבודה אינן אמינות במיוחד).

ניהול צוות מרוחק יכול להיות כיף מאוד - אני חושב שזו דרך אישית יותר להתחבר לצוות שלי. יוצא לי לראות את הבית שלהם, לפגוש את חיות המחמד שלהם ולפעמים את הקידודים המקסימים שלהם. אנחנו משתחררים עם רקע וירטואלי מצחיק ומשלבים סקרים על החטיפים האהובים עלינו. הכהונה הממוצעת בצוות שלי היא יותר מחמש שנים והסיבה הגדולה ביותר לכך היא ההרמוניה בין חיי העבודה שעבודה מרחוק יכולה להעניק לנו - אם זה נעשה נכון. הצוות שלי חורג באופן קבוע מהציפיות שלי מבלי שאצפה בכל מהלך שלהם.

אבל ניהול צוות מרוחק יכול להיות האתגרים שלו. ולניהול צוות מרוחק במגיפה יכול להיות עוד יותר אתגרים. אך אם אינך עושה דבר אחר, סמך על עמך. זכרו מדוע שכרתם אותם, וסמכו עליהם עד שהם יתנו לכם סיבה שלא.