Tips för att hantera ett fjärrarbetsteam under en pandemi

När jag gick med på att skriva om det här ämnet tänkte jag mig ett inlägg i stil med "topp 10 tips och tricks" om det jag har lärt mig sedan jag började leda ett team som arbetade på distans innan covid-19 gjorde det till det coola att göra . Men det visar sig att ledning av ett avlägset team egentligen inte handlar om tips och tricks alls. Visst, saker som att sätta på kameran för att faktiskt ha en konversation ansikte mot ansikte hjälper, men det är inte det som skiljer ett framgångsrikt fjärrteam/ledare från en misslyckad. Det riktiga tipset är mycket enklare och även mycket mer komplicerat. Det handlar om att ta ett språng i tro som kan göra dig VÄLDIGT obekväm. Och tricket är att du ska göra det ändå.

Min stora avdelning (den tredje största här) har 47 anställda, inklusive en blandning av timanställd och tjänsteman. Vi är den enda avdelningen på Colorado Access som arbetar 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, 365 dagar om året. Och vi har jobbat på distans i fyra år. Jag hade turen att gå med i detta otroliga team i mars 2018; att hantera distanspersonal var helt nytt för mig på den tiden. Och det har varit mycket som vi alla har lärt oss tillsammans. Googla på "övervakande personal på distans" och testa gärna något av tipsen och tricks som folk listar i några av dessa artiklar.

Men jag lovar dig, ingen av dem kommer att fungera om du saknar denna enda sak – det enda tricket som kanske inte kommer naturligt för dig. Det enda tipset som nästan alla dessa artiklar kommer att utelämna (eller till och med försöka övertyga om att du inte kan göras).

Du MÅSTE absolut, positivt lita på dina anställda.

Det är allt. Det är svaret. Och det kan låta enkelt. Vissa av er kanske till och med tror du litar på dina anställda. Men hur reagerade du när ditt team först började arbeta på distans när covid-19 slog till?

• Var du orolig för om folk faktiskt arbetade eller inte?
• Såg du deras Skype/Teams/Slack-ikon som en hök för att se om de var aktiva mot borta?
• Funderade du på att implementera någon form av stela parametrar kring hur snabbt någon behöver göra saker som att svara på e-postmeddelanden eller snabbmeddelanden?
• Ringde du telefonsamtal så fort någon flyttar till "borta"-status och sa saker som "ja, jag ville bara checka in, jag såg dig inte online..."
• Tittar du på olika tekniska lösningar för att övervaka din personals datoraktivitet medan du arbetar på distans?

Om du svarade ja på något av ovanstående är det dags att se över hur mycket du faktiskt litar på dina anställda. Hade du samma bekymmer när de var på kontoret, eller dök dessa plötsligt upp när alla gick på distans?

Ingen förvandlas till en slacker över en natt bara för att de nu jobbar hemifrån. Om din medarbetare hade en bra arbetsmoral när de var på kontoret, kommer det i allmänhet att överföras till fjärrinställningen. Faktiskt, de flesta människor är mer produktiva hemma då är de på kontoret eftersom det är färre avbrott. Det kommer alltid att finnas folk som slappar av – men det är också samma personer som tittade på Netflix eller scrollade igenom Twitter hela dagen på kontoret vid sitt skrivbord bakom din rygg. Om du inte litade på att de arbetade på kontoret, har du förmodligen goda skäl att inte lita på att de arbetar på distans. Men straffa inte dina goda medarbetare genom att anta att de kommer att förlora all sin arbetsmoral bara för att de nu arbetar på distans.

Motstå lusten att övervaka när någon är aktiv online kontra borta. Motstå lusten att metaforiskt fästa någon vid sitt skrivbord. Oavsett om vi är på kontoret eller hemma, har vi alla olika tider och produktivitetsstilar – och vi vet alla hur vi "ser upptagna ut" när vi verkligen inte är det. Närhelst du kan, fokusera på produktion av någons arbete snarare än de bokstavliga timmar de klockar eller om de tog för lång tid att svara på ett snabbmeddelande eller ett e-postmeddelande. Och även om detta kan vara lättare för en tjänsteman, skulle jag hävda att detsamma gäller för en timanställd med en tidrapport.

Men Lindsay, hur ser jag till att arbetet fortfarande görs?

Ja, arbetet måste göras. Rapporter ska skrivas, samtal ska besvaras, uppgifter ska slutföras. Men när en anställd känner sig respekterad, uppskattad och betrodd av sin arbetsgivare, är det mer sannolikt att de ger dig en högre kvalitet av arbete, förutom en högre mängd av arbetet.

Var mycket tydlig med dina förväntningar på någons dagliga arbete. För vissa lag kan det vara många mycket tydliga deadlines. För andra team kan det vara förväntningar på att uppgifter ska slutföras dagligen. Kanske är det att täcka telefonerna under en viss del av dagen och slutföra vissa uppgifter resten av dagen. Jag har hundra olika sätt att se till att min personal producerar kvalitetsarbete och inget av dem involverar att kontrollera när de är aktiva i Teams.

När vi alla var på kontoret hade alla byggt in andningstid, även utanför eventuella formella luncher eller raster. Du chattade på vägen tillbaka från toaletten eller när du fyllde på din vattenflaska. Du lutade dig över skåpet och chattade med en lagkamrat mellan telefonsamtalen. Du chattade i pausrummet medan du väntade på att en ny kanna kaffe skulle bryggas. Det har vi inte just nu – gör det OK för någon att gå ifrån datorn i fem minuter för att släppa ut hunden eller slänga en massa tvätt i tvätten. Det finns en god chans att med covid-19 kan dina anställda också jonglera med sina barn som gör distansutbildning för skolan eller tar hand om en åldrande förälder också. Ge medarbetarna utrymme att göra saker som att ringa in ett recept för en släkting eller hjälpa deras barn att få kontakt med deras Zoom-möte med sin lärare.

Bli kreativ. Reglerna och normerna har bokstavligen kastats ut genom fönstret. Så som du alltid har gjort det är inte längre tillämpligt. Testa något nytt. Be ditt team om idéer och input också. Testa saker, se till att alla är tydliga med att saker är på prov och få mycket feedback på vägen. Sätt upp tydliga punkter genom vilka du ska utvärdera om något fungerar eller inte som går utöver din magkänsla (låt oss vara verkliga, det finns mycket forskning som visar att våra arbetsrelaterade magkänslor inte är särskilt tillförlitliga).

Att leda ett fjärrteam kan vara väldigt roligt – jag tror att det är ett mer personligt sätt att få kontakt med mitt team. Jag får se insidan av deras hem, träffa deras husdjur och ibland deras bedårande barn. Vi lurar på med roliga virtuella bakgrunder och lägger till omröstningar om våra favoritsnacks. Den genomsnittliga anställningen på mitt team är mer än fem år och den största anledningen till det är harmonin mellan arbetsliv och fritid som distansarbete kan ge oss – om det görs rätt. Mitt team överträffar regelbundet mina förväntningar utan att jag tittar på varje rörelse.

Men att hantera ett avlägset team kan ha sina utmaningar. Och att hantera ett avlägset team i en pandemi kan ha ännu fler utmaningar. Men om du inte gör något annat, lita på ditt folk. Kom ihåg varför du anlitade dem och lita på dem tills de ger dig en anledning att inte göra det.