Vinkkejä etätyöryhmän hallintaan pandemian aikana

Kun suostuin kirjoittamaan tästä aiheesta, kuvittelin "top 10 tips and tricks" -tyyppisen viestin asioista, jotka olen oppinut siitä lähtien, kun aloitin johtamaan etätyötä tekevää tiimiä, ennen kuin COVID-19 muutti siitä hienon tekemisen . Mutta käy ilmi, että etätiimin hallinta ei ole oikeastaan ​​kyse vihjeistä. Toki sellaiset asiat kuin kameran kytkeminen päälle, jotta käydään todella kasvokkain keskustelua, auttavat, mutta se ei erota onnistunutta etäryhmää / johtajaa epäonnistuneesta. Todellinen vinkki on paljon yksinkertaisempi ja myös paljon monimutkaisempi. Kyse on uskon harppauksen tekemisestä, joka saattaa tehdä sinusta erittäin epämukavan. Ja temppu on, että sinun pitäisi tehdä se joka tapauksessa.

Suurella osastollani (täällä kolmanneksi suurin) on 47 työntekijää, mukaan lukien sekoitus tunti- ja toimihenkilöitä. Olemme Colorado Accessin ainoa osasto, joka toimii 24 tuntia vuorokaudessa, seitsemänä päivänä viikossa, 365 päivää vuodessa. Ja olemme työskennelleet etänä neljä vuotta. Minulla oli onni liittyä tähän uskomattomaan joukkueeseen maaliskuussa 2018; etähenkilöstön hallinta oli minulle tuolloin aivan uutta. Ja olemme oppineet paljon yhdessä. Google "valvoo etähenkilöstöä" ja kokeile vapaasti joitain näistä artikkeleista löytyviä vinkkejä.

Mutta lupaan teille, mikään heistä ei toimi, jos puuttuu tämä yksi asia - yksi temppu, joka ei välttämättä tule sinulle luonnollisesti. Yksi vinkki, jonka melkein kaikki nämä artikkelit jättävät pois (tai jopa yrittävät vakuuttaa, että et voi tehdä).

Sinun on ehdottomasti, positiivisesti, luotettava työntekijöihisi.

Se siitä. Se on vastaus. Ja se saattaa kuulostaa yksinkertaiselta. Jotkut teistä saattavat jopa ajatella luotat työntekijöihisi. Mutta miten reagoit, kun tiimisi aloitti etätyön, kun COVID-19 osui?

• Olitko huolissasi siitä, työskentelivätkö ihmiset todella vai eivät?
• Katsoitko heidän Skype / Teams / Slack -kuvakettaan kuin haukka nähdäksesi, olivatko he aktiivisia vai poissa?
• Ajattelitko ottaa käyttöön jonkinlaisia ​​jäykkiä parametreja sen suhteen, kuinka nopeasti jonkun on tehtävä asioita, kuten vastata sähköposteihin tai pikaviesteihin?
• Soititko heti, kun joku siirtyy "poissa" -tilaan sanomalla esimerkiksi "No, halusin vain kirjautua sisään, en nähnyt sinua verkossa ..."
• Etsitkö erilaisia ​​teknisiä ratkaisuja seurataksesi henkilöstön tietokoneiden toimintaa etätyön aikana?

Jos vastasit kyllä ​​johonkin yllä olevista, on aika tarkastella uudelleen, kuinka paljon luotat työntekijöihisi. Onko sinulla samanlaisia ​​huolenaiheita, kun he olivat toimistossa, vai näkyivätkö ne yhtäkkiä, kun kaikki menivät etäisiksi?

Kukaan ei muutu löysäksi yön yli vain siksi, että he työskentelevät nyt kotona. Jos työntekijälläsi oli hyvä työetiikka ollessaan toimistossa, se siirtyy yleensä etäasemaan. Itse asiassa, useimmat ihmiset ovat tuottavampia kotona silloin he ovat toimistossa, koska keskeytyksiä on vähemmän. Aina on ihmisiä, jotka irtoavat - mutta nämä ovat myös samoja ihmisiä, jotka katselivat Netflixiä tai selasivat Twitteriä koko päivän toimistossa työpöydällesi selän takana. Jos et luota heidän työskentelyyn toimistossa, sinulla on todennäköisesti hyvä syy olla luottamatta heihin etätyöhön. Mutta älä rankaise hyviä työntekijöitäsi olettaen, että he menettävät kaiken työetiikansa vain siksi, että he työskentelevät nyt etänä.

Vastusta kehotusta seurata, kun joku on aktiivinen verkossa tai muualla. Vastusta halua sitoa metaforisesti joku työpöydälle. Olimmepa toimistossa tai kotona, meillä kaikilla on erilaiset tuottavuusajat ja -tyylit - ja me kaikki tiedämme, kuinka "näyttää kiireiseltä", kun emme todellakaan ole. Aina kun voit, keskity ulostulo jonkun työstä pikemminkin kuin kirjaimellisen tunnin, jonka he kellottavat, vai oliko heidän vastaaminen liian kauan pikaviestiin tai sähköpostiin. Ja vaikka tämä voi olla helpompaa toimihenkilölle, väittäisin, että sama pätee tuntilomakkeella työskentelevään tuntityöntekijään.

Mutta Lindsay, kuinka voin varmistaa, että työ jatkuu edelleen?

Kyllä, työn on oltava valmis. Raportit on kirjoitettava, puheluihin on vastattava, tehtävät on suoritettava. Mutta kun työntekijä tuntee työnantajansa kunnioittavan, arvostavan ja luottavan, hän antaa sinulle todennäköisesti korkeamman laatu työn lisäksi korkeampi määrä työn.

Ole hyvin selvillä odotuksistasi jonkun päivittäisestä työstä. Joillekin joukkueille se voi olla paljon hyvin selkeitä määräaikoja. Muille ryhmille voi olla odotuksia tehtävien suorittamisesta päivittäin. Ehkä se on puhelinten peittäminen määrätylle päivälle ja tiettyjen tehtävien suorittaminen loppupäivänä. Minulla on sata erilaista tapaa varmistaa, että henkilökuntani tuottaa laadukasta työtä, eikä yksikään niistä tarkista, että he ovat aktiivisia tiimeissä.

Kun olimme kaikki toimistossa, kaikilla oli sisäänrakennettu hengitysaika, myös virallisten lounas- tai taukojen ulkopuolella. Keskustelit palatessasi vessasta tai täyttämällä vesipulloa. Nojasi kennon yli ja jutteli joukkuetoverisi kanssa puheluiden välillä. Keskustelit taukohuoneessa odottaessasi uutta kahvipannua. Meillä ei ole sitä juuri nyt - tee joku kävelemässä kävelemään tietokoneesta viiden minuutin ajan päästämään koira ulos tai heittämään pyykkipoika pesuun. On hyvät mahdollisuudet, että COVID-19: n avulla työntekijät saattavat myös jongleerata lapsiaan opiskelemalla etäopetusta koulussa tai huolehtia myös ikääntyvästä vanhemmasta. Anna työntekijöille tilaa tehdä asioita, kuten vaatia reseptiä sukulaiselle tai auttaa heidän lapsiaan saamaan yhteys Zoom-kokoukseensa opettajan kanssa.

Ole luova. Säännöt ja normit on kirjaimellisesti heitetty ulos ikkunasta. Tapa, jolla olet aina tehnyt sen, ei ole enää sovellettavissa. Kokeile jotain uutta. Kysy myös tiimiltäsi ideoita ja panoksia. Testaa asioita ja varmista, että kaikilla on selvää, että asiat ovat kokeiluja, ja saat paljon palautetta matkan varrella. Aseta selkeät pisteet, joiden avulla voit arvioida, toimiiko joku, joka ylittää suoliston tunteen (olkaamme todellisia, siellä on monet tutkimukset, jotka osoittavat, että työmme tuntemukset eivät ole kovin luotettavia).

Etätiimin hallinta voi olla hauskaa - mielestäni se on henkilökohtaisempi tapa olla yhteydessä tiimiini. Saan nähdä heidän kodinsa sisäpuolella, tavata heidän lemmikkinsä ja joskus heidän suloiset kiddonsa. Meillä on hauskoja virtuaalitaustoja ja sisällytetään kyselyitä suosikkipalautteistamme. Tiimini keskimääräinen toimikausi on yli viisi vuotta, ja suurin syy siihen on työ- ja yksityiselämän harmonia, jonka etätyö voi antaa meille - jos se tehdään oikein. Tiimini ylittää säännöllisesti odotukseni ilman, että tarkkailen heidän jokaista liikettään.

Mutta etäryhmän hallinnalla voi olla haasteita. Ja etäryhmän hallinnoinnilla pandemiassa voi olla vielä enemmän haasteita. Mutta jos et tee mitään muuta, luota kansaasi. Muista, miksi palkasit heidät, ja luota heihin, kunnes he antavat sinulle syyn olla tekemättä.