Mẹo quản lý nhóm làm việc từ xa trong khi xảy ra đại dịch

Khi tôi đồng ý viết về chủ đề này, tôi đã hình dung ra một bài đăng theo phong cách “10 mẹo và thủ thuật hàng đầu” về những điều tôi đã học được kể từ khi tôi bắt đầu lãnh đạo một nhóm làm việc từ xa trước khi COVID-19 biến nó thành một điều thú vị để làm . Nhưng hóa ra, quản lý một nhóm từ xa không thực sự là về các mẹo và thủ thuật. Chắc chắn, những thứ như bật camera để thực sự trò chuyện trực tiếp sẽ giúp ích nhưng đó không phải là điều phân biệt một nhóm / lãnh đạo từ xa thành công với một nhóm không thành công. Mẹo thực sự đơn giản hơn nhiều và cũng phức tạp hơn nhiều. Đó là về việc thực hiện một bước nhảy vọt về niềm tin có thể khiến bạn RẤT khó chịu. Và mẹo là bạn nên làm điều đó bằng cách nào.

Bộ phận lớn của tôi (lớn thứ ba ở đây) có 47 nhân viên, bao gồm cả nhân viên làm việc theo giờ và làm công ăn lương. Chúng tôi là bộ phận duy nhất tại Colorado Access hoạt động 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần, 365 ngày một năm. Và chúng tôi đã làm việc từ xa trong bốn năm. Tôi đã đủ may mắn để gia nhập đội đáng kinh ngạc này vào tháng 2018 năm XNUMX; quản lý nhân viên từ xa là hoàn toàn mới đối với tôi vào thời điểm đó. Và có rất nhiều điều mà chúng ta đã cùng nhau học hỏi. Google “giám sát nhân viên từ xa” và hãy thử bất kỳ mẹo và thủ thuật nào mà mọi người liệt kê trong một số bài viết đó.

Nhưng tôi hứa với bạn rằng, không cái nào trong số chúng sẽ hiệu quả nếu bạn thiếu một điều này - một mẹo có thể không tự nhiên đến với bạn. Một mẹo mà hầu như tất cả các bài báo này sẽ bỏ qua (hoặc thậm chí cố gắng thuyết phục bạn không thể thực hiện được).

Bạn hoàn toàn, tích cực PHẢI tin tưởng nhân viên của bạn.

Đó là nó. Đó là câu trả lời. Và nó có vẻ đơn giản. Một số bạn thậm chí có thể nghĩ bạn tin tưởng nhân viên của mình. Nhưng bạn đã phản ứng như thế nào khi nhóm của bạn lần đầu tiên bắt đầu làm việc từ xa khi COVID-19 tấn công?

• Bạn có lo lắng về việc mọi người có thực sự làm việc hay không?
• Bạn có xem biểu tượng Skype / Teams / Slack của họ giống như một con diều hâu để xem liệu họ có đang hoạt động hay không?
• Bạn có nghĩ đến việc triển khai một số loại thông số cứng nhắc xung quanh việc ai đó cần nhanh chóng thực hiện những việc như phản hồi email hoặc IM không?
• Có phải bạn đang gọi điện ngay khi ai đó chuyển sang trạng thái “đi vắng”, nói những câu như “tôi chỉ muốn đăng ký, tôi không thấy bạn trực tuyến…”
• Bạn đang xem xét các giải pháp công nghệ khác nhau để giám sát hoạt động máy tính của nhân viên khi làm việc từ xa?

Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ điều nào ở trên, đã đến lúc xem lại mức độ bạn thực sự tin tưởng nhân viên của mình. Bạn có cùng lo lắng khi họ ở trong văn phòng, hay những điều này đột nhiên xuất hiện khi mọi người đi từ xa?

Không ai biến thành kẻ lười biếng chỉ sau một đêm chỉ vì họ đang làm việc ở nhà. Nếu nhân viên của bạn có đạo đức làm việc tốt khi họ ở văn phòng, điều đó thường sẽ chuyển sang thiết lập từ xa. Trong thực tế, hầu hết mọi người làm việc hiệu quả hơn ở nhà thì họ đang ở văn phòng vì ít bị gián đoạn hơn. Sẽ luôn có những người chểnh mảng - nhưng đó cũng chính là những người đã xem Netflix hoặc lướt qua Twitter cả ngày trong văn phòng sau lưng bạn. Nếu bạn không tin tưởng họ làm việc tại văn phòng, bạn có thể có lý do chính đáng để không tin tưởng họ làm việc từ xa. Nhưng đừng trừng phạt nhân viên giỏi của bạn bằng cách cho rằng họ sẽ mất hết đạo đức làm việc chỉ vì giờ đây họ làm việc từ xa.

Chống lại sự thôi thúc theo dõi khi ai đó hoạt động trực tuyến thay vì đi vắng. Chống lại sự thôi thúc một cách ẩn dụ để buộc ai đó vào bàn làm việc của họ. Cho dù chúng ta đang ở văn phòng hay ở nhà, tất cả chúng ta đều có thời gian và phong cách làm việc khác nhau - và chúng ta đều biết cách "trông bận rộn" khi chúng ta thực sự không làm. Bất cứ khi nào bạn có thể, hãy tập trung vào đầu ra về công việc của một người nào đó thay vì số giờ họ đếm theo nghĩa đen hoặc liệu họ đã mất quá nhiều thời gian để trả lời một tin nhắn tức thì hoặc một email. Và trong khi điều này có thể dễ dàng hơn đối với một nhân viên làm công ăn lương, tôi cho rằng điều này cũng đúng với một nhân viên làm việc theo giờ với bảng chấm công.

Nhưng Lindsay, làm thế nào để tôi đảm bảo rằng công việc vẫn đang được hoàn thành?

Vâng, công việc cần phải hoàn thành. Các báo cáo cần được viết, các cuộc gọi cần được trả lời, các nhiệm vụ cần được hoàn thành. Nhưng khi một nhân viên cảm thấy được người sử dụng lao động tôn trọng, đánh giá cao và tin tưởng, họ có nhiều khả năng sẽ đánh giá cao hơn cho bạn chất lượng công việc, ngoài việc cao hơn số lượng, lượng của công việc.

Hãy thật rõ ràng với những kỳ vọng của bạn đối với công việc hàng ngày của ai đó. Đối với một số đội, đó có thể là rất nhiều thời hạn rất rõ ràng. Đối với các nhóm khác, đó có thể là kỳ vọng về các nhiệm vụ được hoàn thành hàng ngày. Có thể nó sẽ che điện thoại trong một khoảng thời gian nhất định trong ngày và hoàn thành một số công việc nhất định vào thời gian còn lại trong ngày. Tôi có hàng trăm cách khác nhau để đảm bảo nhân viên của tôi đang tạo ra công việc chất lượng và không có cách nào trong số đó liên quan đến việc kiểm tra xem họ hoạt động trong Nhóm khi nào.

Khi tất cả chúng ta ở trong văn phòng, mọi người đều có thời gian hít thở, ngay cả bên ngoài bất kỳ bữa trưa chính thức hoặc giờ giải lao. Bạn đã trò chuyện trên đường trở về từ nhà vệ sinh hoặc khi đổ đầy chai nước của mình. Bạn nghiêng người qua tủ và trò chuyện với một đồng đội giữa các cuộc điện thoại. Bạn trò chuyện trong phòng nghỉ trong khi chờ đợi một bình cà phê mới được pha. Hiện tại, chúng tôi không có điều đó - hãy cho phép ai đó rời khỏi máy tính trong năm phút để thả chó ra ngoài hoặc vứt một đống quần áo vào máy giặt. Có một cơ hội tốt là với COVID-19, nhân viên của bạn cũng có thể đưa con cái của họ học từ xa đến trường hoặc chăm sóc cha mẹ già. Cho nhân viên không gian để làm những việc như gọi điện theo toa cho người thân hoặc giúp con cái của họ kết nối với cuộc họp Zoom với giáo viên của họ.

Sáng tạo. Các quy tắc và tiêu chuẩn đã được ném ra ngoài cửa sổ theo đúng nghĩa đen. Cách bạn luôn làm không còn được áp dụng nữa. Hãy thử một cái gì đó mới. Yêu cầu nhóm của bạn cho ý tưởng và đầu vào quá. Kiểm tra mọi thứ, đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng rằng mọi thứ đang trên cơ sở thử nghiệm và nhận được nhiều phản hồi trong quá trình thực hiện. Thiết lập các điểm rõ ràng để bạn đánh giá xem có thứ gì đó đang hoạt động vượt ra ngoài cảm giác của bạn hay không (hãy thành thật mà nói, có rất nhiều nghiên cứu cho thấy cảm xúc ruột liên quan đến công việc của chúng ta không đáng tin cậy lắm).

Quản lý một nhóm từ xa có thể rất thú vị - tôi nghĩ rằng đó là một cách cá nhân hơn để kết nối với nhóm của tôi. Tôi có thể nhìn thấy bên trong nhà của họ, gặp thú cưng của họ và đôi khi là những đứa trẻ đáng yêu của họ. Chúng tôi bắt đầu với những hình nền ảo vui nhộn và kết hợp các cuộc thăm dò về đồ ăn nhẹ yêu thích của chúng tôi. Nhiệm kỳ trung bình trong nhóm của tôi là hơn năm năm và lý do lớn nhất cho điều đó là sự hòa hợp giữa công việc và cuộc sống mà công việc từ xa có thể mang lại cho chúng tôi - nếu nó được thực hiện đúng cách. Đội của tôi thường xuyên vượt quá mong đợi của tôi mà không cần tôi theo dõi từng động thái của họ.

Nhưng quản lý một nhóm từ xa có thể có những thách thức. Và quản lý một đội từ xa trong một đại dịch có thể có nhiều thách thức hơn. Nhưng nếu bạn không làm gì khác, hãy tin người của bạn. Hãy nhớ lý do tại sao bạn thuê họ và tin tưởng họ cho đến khi họ cho bạn lý do để không làm việc đó.