Conseils pour gérer une équipe de travail à distance pendant une pandémie

Lorsque j'ai accepté d'écrire sur ce sujet, j'ai envisagé un article de style «10 meilleurs trucs et astuces» sur les choses que j'ai apprises depuis que j'ai commencé à diriger une équipe qui travaillait à distance avant que COVID-19 ne le transforme en une chose cool à faire . Mais il s'avère que la gestion d'une équipe distante n'est pas du tout une question de trucs et astuces. Bien sûr, des choses comme allumer la caméra pour avoir une conversation en face à face aident, mais ce n'est pas ce qui différencie une équipe / chef à distance réussie d'une équipe qui ne réussit pas. Le vrai conseil est beaucoup plus simple et aussi beaucoup plus compliqué. Il s'agit de faire un acte de foi qui pourrait vous mettre TRÈS mal à l'aise. Et le truc est que vous devriez le faire de toute façon.

Mon grand département (le troisième en importance ici) compte 47 employés, dont un mélange d'employés horaires et salariés. Nous sommes le seul département de Colorado Access à fonctionner 24 heures par jour, sept jours par semaine, 365 jours par an. Et nous avons travaillé à distance pendant quatre ans. J'ai eu la chance de rejoindre cette incroyable équipe en mars 2018; la gestion du personnel à distance était tout nouveau pour moi à l'époque. Et nous avons tous appris beaucoup de choses ensemble. Google "supervise le personnel à distance" et n'hésitez pas à essayer l'un des trucs et astuces que les gens énumèrent dans certains de ces articles.

Mais je vous le promets, aucun d'entre eux ne fonctionnera si vous manquez cette seule chose - la seule astuce qui peut ne pas vous venir naturellement. Le seul conseil que presque tous ces articles laisseront de côté (ou essaieront même de convaincre que vous ne pouvez pas être fait).

Vous DEVEZ absolument, positivement faire confiance à vos employés.

C'est ça. Voilà la réponse. Et cela peut paraître simple. Certains d'entre vous peuvent même penser vous faites confiance à vos employés. Mais comment avez-vous réagi lorsque votre équipe a commencé à travailler à distance lorsque COVID-19 a frappé?

• Vous inquiétiez-vous de savoir si les gens travaillaient ou non?
• Avez-vous regardé leur icône Skype / Teams / Slack comme un faucon pour voir s'ils étaient actifs ou non?
• Avez-vous pensé à mettre en œuvre une sorte de paramètres rigides concernant la rapidité avec laquelle une personne doit faire des choses comme répondre aux e-mails ou aux messages instantanés?
• Avez-vous passé des appels téléphoniques dès que quelqu'un passe au statut «absent», en disant des choses comme «eh bien, je voulais juste m'enregistrer, je ne vous ai pas vu en ligne…»
• Recherchez-vous diverses solutions technologiques pour surveiller l'activité informatique de votre personnel tout en travaillant à distance?

Si vous avez répondu oui à l'une des questions ci-dessus, il est temps de revoir à quel point vous faites réellement confiance à vos employés. Aviez-vous les mêmes préoccupations lorsqu'ils étaient au bureau, ou est-ce que ceux-ci se sont soudainement manifestés lorsque tout le monde s'est éloigné?

Personne ne devient un fainéant du jour au lendemain simplement parce qu'il travaille maintenant à domicile. Si votre employé avait une bonne éthique de travail lorsqu'il était au bureau, cela se répercutera généralement sur le site distant. En réalité, la plupart des gens sont PLUS productifs à la maison puis ils sont au bureau parce qu'il y a moins d'interruptions. Il y aura toujours des gens qui se relâcheront - mais ce sont aussi les mêmes personnes qui regardaient Netflix ou qui parcouraient Twitter toute la journée au bureau à leur bureau derrière votre dos. Si vous ne leur faisiez pas confiance en travaillant au bureau, vous avez probablement de bonnes raisons de ne pas leur faire confiance pour travailler à distance. Mais ne punissez pas vos bons employés en présumant qu'ils perdront toute leur éthique de travail simplement parce qu'ils travaillent maintenant à distance.

Résistez à l'envie de surveiller quand une personne est active en ligne ou en déplacement. Résistez à l'envie d'attacher métaphoriquement quelqu'un à son bureau. Que nous soyons au bureau ou à la maison, nous avons tous des horaires et des styles de productivité différents - et nous savons tous comment «avoir l'air occupé» quand nous ne le sommes vraiment pas. Chaque fois que vous le pouvez, concentrez-vous sur sortie du travail de quelqu'un plutôt que des heures littérales qu'il chronomètre ou s'il a fallu trop de temps pour répondre à un message instantané ou à un e-mail. Et bien que cela puisse être plus facile pour un employé salarié, je dirais qu'il en va de même pour un employé horaire avec une feuille de temps.

Mais Lindsay, comment puis-je m'assurer que le travail est toujours fait?

Oui, le travail doit être fait. Les rapports doivent être rédigés, les appels doivent être répondus, les tâches doivent être terminées. Mais lorsqu'un employé se sent respecté, valorisé et fait confiance par son employeur, il est plus susceptible de vous donner qualité de travail, en plus d'un Quantité de travail.

Soyez très clair avec vos attentes pour le travail quotidien de quelqu'un. Pour certaines équipes, cela pourrait être beaucoup de délais très clairs. Pour d'autres équipes, il peut s'agir d'attentes pour les tâches à accomplir quotidiennement. Peut-être que cela couvre les téléphones pendant une partie désignée de la journée et accomplit certaines tâches le reste de la journée. J'ai cent façons différentes de m'assurer que mon personnel produit un travail de qualité et aucune d'entre elles n'implique de vérifier si elles sont actives dans Teams.

Lorsque nous étions tous au bureau, tout le monde avait un temps de respiration intégré, même en dehors des déjeuners officiels ou des pauses. Vous avez bavardé en revenant des toilettes ou en remplissant votre bouteille d'eau. Vous vous penchez au-dessus de la cabine et discutez avec un coéquipier entre les appels téléphoniques. Vous avez bavardé dans la salle de pause en attendant un nouveau pot de café à préparer. Nous n'avons pas cela pour le moment - faites en sorte que quelqu'un s'éloigne de l'ordinateur pendant cinq minutes pour laisser le chien sortir ou pour jeter une charge de linge au lavage. Il y a de fortes chances qu'avec le COVID-19, vos employés jonglent également avec leurs enfants pour faire un apprentissage à distance pour l'école ou pour s'occuper d'un parent vieillissant. Donnez aux employés un espace pour faire des choses comme appeler un membre de la famille ou aider leur enfant à se connecter à leur réunion Zoom avec leur enseignant.

Faire preuve de créativité. Les règles et les normes ont littéralement été jetées par la fenêtre. La façon dont vous l'avez toujours fait n'est plus applicable. Essayer quelque chose de nouveau. Demandez également à votre équipe des idées et des commentaires. Testez les choses, assurez-vous que tout le monde sait clairement que les choses sont à l'essai et obtenez beaucoup de commentaires en cours de route. Définissez des points clairs par lesquels vous évaluerez si quelque chose fonctionne ou non qui dépasse votre instinct (soyons réalistes, il y a beaucoup de recherches qui montrent que nos sentiments intestinaux liés au travail ne sont pas très fiables).

Gérer une équipe distante peut être très amusant - je pense que c'est une façon plus personnelle de se connecter avec mon équipe. Je peux voir l'intérieur de leur maison, rencontrer leurs animaux de compagnie et parfois leurs adorables enfants. Nous nous amusons avec des arrière-plans virtuels amusants et intégrons des sondages sur nos collations préférées. La durée moyenne d'ancienneté dans mon équipe est de plus de cinq ans et la principale raison en est l'harmonie entre le travail et la vie personnelle que le travail à distance peut nous offrir - si c'est bien fait. Mon équipe dépasse régulièrement mes attentes sans que je surveille chacun de leurs mouvements.

Mais gérer une équipe distante peut avoir ses défis. Et gérer une équipe distante lors d'une pandémie peut présenter encore plus de défis. Mais si vous ne faites rien d'autre, faites confiance à votre personnel. Rappelez-vous pourquoi vous les avez embauchés et faites-leur confiance jusqu'à ce qu'ils vous donnent une raison de ne pas le faire.