Tip untuk Mengelola Tim Kerja Jarak Jauh Selama Pandemi

Ketika saya setuju untuk menulis tentang topik ini, saya membayangkan sebuah posting gaya "10 tip dan trik teratas" tentang hal-hal yang telah saya pelajari sejak saya mulai memimpin tim yang bekerja dari jarak jauh sebelum COVID-19 mengubahnya menjadi hal yang keren untuk dilakukan . Namun ternyata mengelola tim jarak jauh sama sekali bukan tentang tip dan trik. Tentu, hal-hal seperti menyalakan kamera untuk benar-benar melakukan percakapan tatap muka memang membantu, tetapi bukan itu yang membedakan tim / pemimpin jarak jauh yang sukses dari yang tidak berhasil. Tip sebenarnya jauh lebih sederhana dan juga jauh lebih rumit. Ini tentang mengambil lompatan keyakinan yang mungkin membuat Anda SANGAT tidak nyaman. Dan triknya adalah Anda tetap harus melakukannya.

Departemen besar saya (terbesar ketiga di sini) memiliki 47 karyawan, termasuk gabungan staf per jam dan gaji. Kami adalah satu-satunya departemen di Colorado Access yang beroperasi 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, 365 hari setahun. Dan kami telah bekerja dari jarak jauh selama empat tahun. Saya cukup beruntung untuk bergabung dengan tim luar biasa ini pada Maret 2018; mengelola staf jarak jauh adalah hal baru bagi saya pada saat itu. Dan ada banyak hal yang kita semua pelajari bersama. Google “mengawasi staf jarak jauh” dan jangan ragu untuk mencoba tip dan trik yang ada di daftar orang-orang di beberapa artikel tersebut.

Tetapi saya berjanji, tidak ada yang akan berhasil jika Anda melewatkan satu hal ini - satu trik yang mungkin tidak muncul secara alami bagi Anda. Satu tip yang akan ditinggalkan oleh hampir semua artikel ini (atau bahkan mencoba meyakinkan Anda tidak dapat melakukannya).

Anda benar-benar HARUS memercayai karyawan Anda secara positif.

Itu dia. Itulah jawabannya. Dan itu mungkin terdengar sederhana. Beberapa dari Anda bahkan mungkin berpikir Anda mempercayai karyawan Anda. Tetapi bagaimana reaksi Anda ketika tim Anda pertama kali mulai bekerja dari jarak jauh ketika COVID-19 menyerang?

• Apakah Anda khawatir tentang apakah orang benar-benar bekerja atau tidak?
• Apakah Anda melihat ikon Skype / Teams / Slack mereka seperti elang untuk melihat apakah mereka aktif atau tidak?
• Apakah Anda berpikir untuk menerapkan beberapa jenis parameter yang kaku tentang seberapa cepat seseorang perlu melakukan hal-hal seperti menanggapi email atau IM?
• Apakah Anda menelepon segera setelah seseorang pindah ke status "pergi", mengatakan hal-hal seperti "ya, saya hanya ingin check in, saya tidak melihat Anda online ..."
• Apakah Anda mencari berbagai solusi teknologi untuk memantau aktivitas komputer staf Anda saat bekerja dari jarak jauh?

Jika Anda menjawab ya untuk salah satu pertanyaan di atas, inilah saatnya untuk meninjau kembali seberapa besar Anda sebenarnya mempercayai karyawan Anda. Apakah Anda memiliki masalah yang sama ketika mereka berada di kantor, atau apakah ini tiba-tiba muncul ketika semua orang pergi jauh?

Tidak ada yang berubah menjadi pemalas dalam semalam hanya karena mereka sekarang bekerja dari rumah. Jika karyawan Anda memiliki etos kerja yang baik saat berada di kantor, itu biasanya akan terbawa ke pengaturan jarak jauh. Faktanya, kebanyakan orang LEBIH produktif di rumah kemudian mereka berada di kantor karena gangguan lebih sedikit. Akan selalu ada orang yang mengendur - tetapi ini juga orang yang sama yang menonton Netflix atau menelusuri Twitter sepanjang hari di kantor di meja mereka di belakang Anda. Jika Anda tidak memercayai mereka bekerja di kantor, Anda mungkin punya alasan kuat untuk tidak memercayai mereka bekerja dari jarak jauh. Tapi jangan menghukum karyawan Anda yang baik dengan menganggap bahwa mereka akan kehilangan semua etos kerja mereka hanya karena mereka sekarang bekerja dari jarak jauh.

Tahan dorongan untuk memantau saat seseorang aktif daring versus jauh. Tahan keinginan untuk mengikat seseorang secara metaforis ke meja mereka. Baik kita di kantor atau di rumah, kita semua memiliki jam dan gaya produktivitas yang berbeda - dan kita semua tahu bagaimana "terlihat sibuk" padahal sebenarnya tidak. Kapan pun Anda bisa, fokuslah pada keluaran dari pekerjaan seseorang daripada jam literal yang mereka habiskan atau apakah mereka membutuhkan waktu terlalu lama untuk menjawab pesan instan atau email. Dan sementara ini bisa lebih mudah bagi karyawan yang digaji, saya berpendapat bahwa hal yang sama berlaku untuk karyawan per jam dengan kartu absen.

Tapi Lindsay, bagaimana cara memastikan pekerjaan masih selesai?

Ya, pekerjaan harus diselesaikan. Laporan perlu ditulis, panggilan perlu dijawab, tugas harus diselesaikan. Tetapi ketika seorang karyawan merasa dihormati, dihargai, dan dipercaya oleh atasan mereka, mereka cenderung memberi Anda lebih tinggi kualitas pekerjaan, selain yang lebih tinggi kuantitas kerja.

Perjelas ekspektasi Anda terhadap pekerjaan sehari-hari seseorang. Untuk beberapa tim, mungkin ada banyak tenggat waktu yang sangat jelas. Untuk tim lain, ini bisa menjadi ekspektasi agar tugas diselesaikan setiap hari. Mungkin itu menutupi telepon untuk porsi yang ditentukan hari itu dan menyelesaikan tugas-tugas tertentu di sisa hari itu. Saya memiliki ratusan cara berbeda untuk memastikan staf saya menghasilkan pekerjaan yang berkualitas dan tidak ada yang melibatkan pemeriksaan untuk mengetahui kapan mereka aktif di Teams.

Ketika kami semua berada di kantor, semua orang telah membangun waktu untuk bernapas, bahkan di luar waktu makan siang atau istirahat formal. Anda mengobrol dalam perjalanan kembali dari kamar kecil atau dari mengisi botol air Anda. Anda membungkuk di atas bilik dan mengobrol dengan rekan satu tim di antara panggilan telepon. Anda mengobrol di ruang istirahat sambil menunggu teko kopi baru diseduh. Kami tidak memiliki itu sekarang - biarkan seseorang meninggalkan komputer selama lima menit untuk membiarkan anjingnya keluar atau membuang banyak cucian ke tempat cuci. Ada kemungkinan besar bahwa dengan COVID-19, karyawan Anda mungkin juga menyulap anak-anak mereka melakukan pembelajaran jarak jauh untuk sekolah atau juga merawat orang tua yang sudah tua. Beri karyawan ruang untuk melakukan hal-hal seperti memanggil resep untuk kerabat atau membantu anak mereka terhubung ke rapat Zoom dengan guru mereka.

Menjadi kreatif. Aturan dan norma benar-benar telah dibuang. Cara Anda selalu melakukannya tidak berlaku lagi. Mencoba sesuatu yang baru. Mintalah ide dan masukan dari tim Anda juga. Uji berbagai hal, pastikan semua orang memahami bahwa semuanya masih dalam tahap uji coba dan mendapatkan banyak masukan selama prosesnya. Tetapkan poin yang jelas untuk mengevaluasi apakah ada sesuatu yang bekerja di luar firasat Anda atau tidak (mari kita menjadi nyata, ada banyak penelitian yang menunjukkan bahwa firasat kita terkait pekerjaan tidak terlalu dapat diandalkan).

Mengelola tim jarak jauh bisa sangat menyenangkan - menurut saya ini cara yang lebih pribadi untuk terhubung dengan tim saya. Saya bisa melihat ke dalam rumah mereka, bertemu hewan peliharaan mereka dan terkadang anak-anak mereka yang menggemaskan. Kami bermain-main dengan latar belakang virtual yang lucu dan memasukkan jajak pendapat tentang camilan favorit kami. Masa kerja rata-rata di tim saya lebih dari lima tahun dan alasan terbesarnya adalah keharmonisan kehidupan kerja yang dapat diberikan oleh pekerjaan jarak jauh kepada kami - jika dilakukan dengan benar. Tim saya secara teratur melebihi ekspektasi saya tanpa saya memperhatikan setiap gerakan mereka.

Tetapi mengelola tim jarak jauh dapat memiliki tantangannya sendiri. Dan mengelola tim jarak jauh dalam pandemi dapat memiliki lebih banyak tantangan. Tetapi jika Anda tidak melakukan apa-apa, percayalah pada orang-orang Anda. Ingat mengapa Anda mempekerjakan mereka, dan percayai mereka sampai mereka memberi Anda alasan untuk tidak melakukannya.