نصائح لإدارة فريق العمل عن بعد أثناء الجائحة
عندما وافقت على الكتابة عن هذا الموضوع ، تخيلت منشورًا بأسلوب "أهم 10 نصائح وحيل" حول الأشياء التي تعلمتها منذ أن بدأت بقيادة فريق كان يعمل عن بُعد قبل أن يحوله COVID-19 إلى شيء رائع يجب القيام به . لكن اتضح أن إدارة فريق بعيد لا تتعلق حقًا بالنصائح والحيل على الإطلاق. بالتأكيد ، تساعد أشياء مثل تشغيل الكاميرا لإجراء محادثة وجهًا لوجه بالفعل ، لكنها ليست ما يميز فريقًا / قائدًا ناجحًا عن بُعد عن فريق غير ناجح. النصيحة الحقيقية أبسط بكثير وأكثر تعقيدًا أيضًا. يتعلق الأمر بقفزة إيمانية قد تجعلك غير مرتاح للغاية. والحيلة هي أنه يجب عليك القيام بذلك على أي حال.
قسمي الكبير (ثالث أكبر قسم هنا) لديه 47 موظفًا ، بما في ذلك مزيج من الموظفين العاملين بالساعة والأجور. نحن القسم الوحيد في Colorado Access الذي يعمل على مدار 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع ، 365 يومًا في السنة. ولقد عملنا عن بعد لمدة أربع سنوات. كنت محظوظًا بما يكفي للانضمام إلى هذا الفريق الرائع في مارس 2018 ؛ كانت إدارة الموظفين عن بُعد جديدة تمامًا بالنسبة لي في ذلك الوقت. وهناك الكثير الذي تعلمناه معًا. استخدم Google "الإشراف على الموظفين عن بُعد" ولا تتردد في تجربة أي من النصائح والحيل التي يسردها الأشخاص في بعض هذه المقالات.
لكنني أعدك ، لن يعمل أي منهم إذا فاتك هذا الشيء الوحيد - الحيلة الوحيدة التي قد لا تأتي لك بشكل طبيعي. النصيحة الوحيدة التي ستتجاهلها جميع هذه المقالات تقريبًا (أو حتى تحاول إقناعك بعدم القيام بذلك).
يجب عليك بالتأكيد ، بشكل إيجابي ، أن تثق بموظفيك.
هذا هو. هذا هو الجواب. وقد يبدو الأمر بسيطًا. حتى أن البعض منكم قد اعتقد أنت تثق بموظفيك. ولكن كيف كان رد فعلك عندما بدأ فريقك العمل عن بُعد لأول مرة عندما ضرب فيروس كورونا COVID-19؟
- هل كنت قلقًا بشأن ما إذا كان الناس يعملون بالفعل أم لا؟
- هل شاهدت رمز Skype / Teams / Slack الخاص بهم مثل الصقر لمعرفة ما إذا كانوا نشطين أم بعيدًا؟
- هل فكرت في تنفيذ نوع من المعلمات الصارمة حول مدى السرعة التي يحتاجها شخص ما للقيام بأشياء مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية؟
- هل كنت تجري مكالمات هاتفية بمجرد انتقال شخص ما إلى الحالة "بعيدًا" ، قائلاً أشياء مثل "حسنًا ، أردت فقط تسجيل الوصول ، لم أراك على الإنترنت ..."
- هل تبحث عن حلول تقنية مختلفة لمراقبة نشاط الكمبيوتر لموظفيك أثناء العمل عن بُعد؟
إذا أجبت بنعم على أي مما سبق ، فقد حان الوقت لإعادة النظر في مدى ثقتك بالفعل في موظفيك. هل كانت لديك نفس المخاوف عندما كانوا في المكتب ، أم هل ظهرت فجأة عندما أصبح الجميع بعيدًا؟
لا أحد يتحول إلى متهرب بين عشية وضحاها لمجرد أنهم يعملون الآن من المنزل. إذا كان لدى موظفك أخلاقيات عمل جيدة عندما كان في المكتب ، فسيتم نقل ذلك بشكل عام إلى الإعداد البعيد. في الحقيقة، يكون معظم الناس أكثر إنتاجية في المنزل ثم يكونون في المكتب لأن عدد مرات الانقطاع أقل. سيكون هناك دائمًا أشخاص يتراخون - لكن هؤلاء أيضًا هم نفس الأشخاص الذين كانوا يشاهدون Netflix أو يتصفحون Twitter طوال اليوم في المكتب في مكتبهم خلف ظهرك. إذا لم تكن تثق بهم في العمل في المكتب ، فمن المحتمل أن يكون لديك سبب وجيه لعدم الوثوق بهم في العمل عن بُعد. لكن لا تعاقب موظفيك الجيدين بافتراض أنهم سيفقدون كل أخلاقيات العمل لمجرد أنهم يعملون الآن عن بُعد.
قاوم الرغبة في المراقبة عندما يكون شخص ما نشطًا عبر الإنترنت مقابل نشاط بعيد. قاوم الرغبة في ربط شخص ما بمكتبه بشكل مجازي. سواء كنا في المكتب أو في المنزل ، لدينا جميعًا ساعات عمل وأنماط إنتاجية مختلفة - ونعلم جميعًا كيف "تبدو مشغولًا" عندما لا نكون كذلك. كلما استطعت ، ركز على الناتج من عمل شخص ما بدلاً من الساعات الحرفية التي يقضيها أو ما إذا كان قد استغرق وقتًا طويلاً للرد على رسالة فورية أو بريد إلكتروني. وعلى الرغم من أن هذا يمكن أن يكون أسهل بالنسبة للموظف الذي يتقاضى راتباً ، إلا أنني أزعم أن الأمر نفسه ينطبق على موظف كل ساعة لديه جدول زمني.
لكن ليندسي ، كيف أتأكد من أن العمل لا يزال يتم؟
نعم ، العمل يحتاج إلى إنجاز. يجب كتابة التقارير ، يجب الرد على المكالمات ، يجب إكمال المهام. ولكن عندما يشعر الموظف بالاحترام والتقدير والثقة من قبل صاحب العمل ، فمن المرجح أن يمنحك أعلى جودة من العمل ، بالإضافة إلى أعلى كمية من العمل.
كن واضحًا جدًا في توقعاتك للعمل اليومي لشخص ما. بالنسبة لبعض الفرق ، قد يكون ذلك كثيرًا من المواعيد النهائية الواضحة جدًا. بالنسبة للفرق الأخرى ، قد يكون من المتوقع إنجاز المهام على أساس يومي. ربما يتم تغطية الهواتف لجزء معين من اليوم وإكمال مهام معينة بقية اليوم. لدي مائة طريقة مختلفة للتأكد من أن فريق العمل التابع لي ينتج عملاً جيدًا ولا يتضمن أي منها التحقق لمعرفة متى يكونون نشطين في Teams.
عندما كنا جميعًا في المكتب ، كان الجميع يقضون وقتًا في التنفس ، حتى خارج أي غداء رسمي أو وقت استراحة. لقد تجاذبت أطراف الحديث في طريق العودة من الحمام أو من ملء زجاجة المياه الخاصة بك. اتكأت على المقصورة وتحدثت مع زميل في الفريق بين المكالمات الهاتفية. لقد تجاذبت أطراف الحديث في غرفة الاستراحة أثناء انتظار قدور جديد من القهوة لتخمير. ليس لدينا هذا الآن - اجعل الأمر مقبولًا لشخص ما أن يبتعد عن الكمبيوتر لمدة خمس دقائق للسماح للكلب بالخروج أو إلقاء حمولة من الغسيل في الغسيل. هناك فرصة جيدة أنه مع COVID-19 ، قد يقوم موظفوك أيضًا بالتلاعب بأطفالهم أثناء التعلم عن بعد للمدرسة أو رعاية أحد الوالدين المسنين أيضًا. امنح الموظفين مساحة للقيام بأشياء مثل الاتصال في وصفة طبية لأحد الأقارب أو مساعدة أطفالهم على الاتصال باجتماع Zoom مع معلمهم.
الحصول على الإبداع. تم التخلص من القواعد والأعراف حرفياً من النافذة. الطريقة التي كنت تفعلها دائمًا لم تعد قابلة للتطبيق. جرب شيئًا جديدًا. اطلب من فريقك الأفكار والمدخلات أيضًا. اختبر الأشياء ، وتأكد من أن الجميع على دراية بأن الأمور تجري على أساس تجريبي والحصول على الكثير من التعليقات على طول الطريق. قم بإعداد نقاط واضحة يمكنك من خلالها تقييم ما إذا كان هناك شيء ما يعمل أم لا يتجاوز شعورك الداخلي (لنكن حقيقيين ، هناك الكثير من الأبحاث التي تظهر أن أحاسيسنا المتعلقة بالعمل ليست موثوقة للغاية).
يمكن أن تكون إدارة فريق بعيد أمرًا ممتعًا - أعتقد أنها طريقة شخصية أكثر للتواصل مع فريقي. يمكنني رؤية ما بداخل منزلهم ، والتعرف على حيواناتهم الأليفة وأحيانًا أطفالهم الرائعين. نحن نبتعد بخلفيات افتراضية مضحكة ودمج استطلاعات الرأي حول وجباتنا الخفيفة المفضلة. يبلغ متوسط فترة العمل في فريقي أكثر من خمس سنوات والسبب الأكبر لذلك هو الانسجام بين العمل والحياة التي يمكن أن يمنحها لنا العمل عن بُعد - إذا تم ذلك بشكل صحيح. يتجاوز فريقي توقعاتي بانتظام دون أن أشاهد كل تحركاتهم.
لكن إدارة فريق بعيد يمكن أن تكون لها تحدياتها. ويمكن أن تواجه إدارة فريق بعيد في جائحة المزيد من التحديات. لكن إذا لم تفعل شيئًا آخر ، فثق في شعبك. تذكر سبب تعيينك لهم ، وثق بهم حتى يعطوك سببًا لعدم القيام بذلك.