Tips for å administrere et eksternt arbeidsteam under en pandemi

Da jeg sa ja til å skrive om dette emnet, så jeg for meg et "topp 10 tips og triks" -stilinnlegg om tingene jeg har lært siden jeg begynte å lede et team som jobbet eksternt før COVID-19 gjorde det til en kul ting å gjøre . Men det viser seg at ledelse av et eksternt team ikke egentlig handler om tips og triks i det hele tatt. Visst, ting som å slå på kameraet for å faktisk ha en ansikt til ansikt-samtale hjelper, men det er ikke det som skiller et vellykket eksternt team / leder fra en mislykket. Det virkelige tipset er langt enklere og også langt mer komplisert. Det handler om å ta et sprang av tro som kan gjøre deg veldig ukomfortabel. Og trikset er at du skal gjøre det uansett.

Den store avdelingen min (den tredje største her) har 47 ansatte, inkludert en blanding av timepersonell. Vi er den eneste avdelingen i Colorado Access som opererer 24 timer i døgnet, syv dager i uken, 365 dager i året. Og vi har jobbet eksternt i fire år. Jeg var heldig nok til å bli med på dette utrolige laget i mars 2018; administrere eksternt personale var helt nytt for meg den gangen. Og det har vært mye som vi alle har lært sammen. Google “overvåker eksternt personale” og prøv gjerne noen av tipsene og triksene som folk oppgir i noen av disse artiklene.

Men jeg lover deg, ingen av dem vil fungere hvis du savner denne ene tingen - det ene trikset som kanskje ikke kommer naturlig for deg. Det ene tipset som nesten alle disse artiklene vil utelate (eller til og med prøve å overbevise deg om at du ikke kan bli ferdig).

Du MÅ absolutt stole på dine ansatte.

Det er det. Det er svaret. Og det høres kanskje enkelt ut. Noen av dere kan til og med tror du stoler på dine ansatte. Men hvordan reagerte du da teamet ditt begynte å jobbe eksternt da COVID-19 traff?

• Var du bekymret for om folk faktisk jobbet eller ikke?
• Så du Skype / Teams / Slack-ikonet deres som en hauk for å se om de var aktive versus borte?
• Tenkte du å implementere noen form for stive parametere rundt hvor raskt noen trenger å gjøre ting som å svare på e-post eller chat?
• Ringte du så snart noen flyttet til "borte" -status og sa ting som "vel, jeg ville bare sjekke inn, jeg så deg ikke online ..."
• Ser du på ulike teknologiske løsninger for å overvåke personalets datamaskinaktivitet mens du arbeider eksternt?

Hvis du svarte ja på noe av det ovennevnte, er det på tide å se på hvor mye du faktisk stoler på dine ansatte. Hadde du de samme bekymringene da de var på kontoret, eller dukket disse plutselig opp når alle gikk fjern?

Ingen blir til en slapp over natten bare fordi de nå jobber hjemmefra. Hvis den ansatte hadde god arbeidsmoral når de var på kontoret, vil det vanligvis overføres til den eksterne innstillingen. Faktisk, de fleste er mer produktive hjemme så er de på kontoret fordi det er færre avbrudd. Det vil alltid være folk som slapper av - men dette er også de samme menneskene som så på Netflix eller rullet gjennom Twitter hele dagen på kontoret ved skrivebordet bak ryggen din. Hvis du ikke stolte på at de jobbet på kontoret, har du sannsynligvis god grunn til ikke å stole på at de jobber eksternt. Men ikke straff de gode medarbeiderne dine ved å anta at de mister all arbeidsmoral bare fordi de nå jobber eksternt.

Motstå trangen til å overvåke når noen er aktive online versus borte. Motstå trangen til å metaforisk spenne noen til skrivebordet sitt. Enten vi er på kontoret eller hjemme, har vi alle forskjellige timer og stiler for produktivitet - og vi vet alle hvordan vi skal “se opptatt” når vi ikke er det. Når du kan, fokuser på produksjon av noens arbeid i stedet for de bokstavelige timene de klokker, eller om det tok for lang tid å svare på en direktemelding eller en e-post. Og selv om dette kan være lettere for en lønnet ansatt, vil jeg hevde at det samme gjelder for en times ansatt med timeliste.

Men Lindsay, hvordan kan jeg sørge for at arbeidet fortsatt blir ferdig?

Ja, arbeidet må gjøres. Rapporter må skrives, samtaler må besvares, oppgaver må fullføres. Men når en ansatt føler seg respektert, verdsatt og klarert av arbeidsgiveren, er det mer sannsynlig at de gir deg en høyere kvalitet av arbeid, i tillegg til en høyere kvantitet av arbeid.

Vær veldig tydelig med forventningene dine til noens daglige arbeid. For noen lag kan det være mange veldig klare frister. For andre lag kan det være forventninger om at oppgaver skal fullføres på daglig basis. Kanskje det dekker telefonene en bestemt del av dagen og fullfører visse oppgaver resten av dagen. Jeg har hundre forskjellige måter å sørge for at de ansatte produserer kvalitetsarbeid, og ingen av dem involverer å sjekke for å se når de er aktive på lag.

Da vi alle var på kontoret, hadde alle bygget inn pustetid, selv utenfor formelle lunsjer eller pausetid. Du pratet på vei tilbake fra toalettet eller fra å fylle opp vannflasken. Din lente seg over skapet og pratet med en lagkamerat inn imellom telefonsamtalene. Du pratet i pauserommet mens du ventet på at en ny gryte med kaffe skulle brygge. Vi har ikke det akkurat nå - gjør det OK for noen å gå bort fra datamaskinen i fem minutter for å slippe hunden ut eller kaste et lass med tøy i vasken. Det er en god sjanse for at medarbeiderne dine med COVID-19 også kan sjonglere med barna sine på fjernundervisning for skolen eller ta seg av en aldrende foreldre også. Gi ansatte rom til å gjøre ting som å ringe inn en resept til en pårørende eller hjelpe kiddoen deres å bli koblet til Zoom-møtet med læreren sin.

Bli kreativ. Reglene og normene har bokstavelig talt blitt kastet ut av vinduet. Slik du alltid har gjort det, gjelder ikke lenger. Prøv noe nytt. Be teamet ditt om ideer og innspill også. Test ting, sørg for at alle er tydelige på at ting er på prøvebasis og få mange tilbakemeldinger underveis. Sett opp klare punkter som du vil vurdere om noe fungerer som går utover magefølelsen din (la oss være ekte, det er det mye forskning som viser at våre arbeidsrelaterte tarmfølelser ikke er veldig pålitelige).

Å lede et eksternt team kan være veldig gøy - jeg synes det er en mer personlig måte å få kontakt med teamet mitt. Jeg får se innsiden av hjemmet deres, møte kjæledyrene deres og noen ganger de søte barnene deres. Vi går av med morsomme virtuelle bakgrunner og inkluderer avstemninger om favorittbitene våre. Gjennomsnittlig ansettelsestid på teamet mitt er mer enn fem år, og den største grunnen til det er den harmoni mellom arbeidslivet og fjernarbeid som kan gi oss - hvis det gjøres riktig. Teamet mitt overgår regelmessig forventningene mine uten at jeg ser på hvert eneste skritt.

Men å administrere et eksternt team kan ha sine utfordringer. Og det å administrere et eksternt team i en pandemi kan ha enda flere utfordringer. Men hvis du ikke gjør noe annet, stol på folket ditt. Husk hvorfor du ansatte dem, og stol på dem til de gir deg en grunn til ikke å gjøre det.