Sfaturi pentru a gestiona o echipă de lucru la distanță în timpul unei pandemii

Când am fost de acord să scriu despre acest subiect, am imaginat o postare de stil „primele 10 sfaturi și trucuri” despre lucrurile pe care le-am învățat de când am început să conduc o echipă care lucra de la distanță înainte ca COVID-19 să-l transforme în lucru interesant de făcut. . Dar se pare că administrarea unei echipe la distanță nu înseamnă deloc sfaturi și trucuri. Sigur, lucruri precum pornirea camerei pentru a avea de fapt o conversație față în față ajută, dar nu ceea ce diferențiază o echipă / lider la distanță de succes de una nereușită. Sfatul real este mult mai simplu și, de asemenea, mult mai complicat. Este vorba despre a face un salt de credință care te-ar putea face FOARTE inconfortabil. Și trucul este că ar trebui să o faci oricum.

Marele meu departament (al treilea ca mărime aici) are 47 de angajați, inclusiv un mix de personal pe oră și salariat. Suntem singurul departament de la Colorado Access care funcționează 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, 365 de zile pe an. Și am lucrat de la distanță timp de patru ani. Am avut norocul să mă alătur acestei echipe incredibile în martie 2018; gestionarea personalului la distanță era nou pentru mine la acea vreme. Și au fost multe lucruri pe care le-am învățat împreună. Google „supraveghează personalul la distanță” și nu ezitați să încercați oricare dintre sfaturile și trucurile listate de oameni în unele dintre aceste articole.

Dar îți promit că niciunul dintre ei nu va funcționa dacă îți lipsește acest lucru - singurul truc care s-ar putea să nu-ți vină în mod natural. Singurul sfat pe care aproape toate aceste articole îl vor lăsa deoparte (sau chiar vor încerca să convingă că nu poți fi terminat).

TREBUIE să aveți încredere absolută în angajații voștri.

Asta e. Acesta este răspunsul. Și poate suna simplu. Unii dintre voi ar putea chiar crede ai încredere în angajații tăi. Dar cum ați reacționat când echipa dvs. a început să lucreze de la distanță când a lovit COVID-19?

• Te-ai îngrijorat dacă oamenii lucrează efectiv sau nu?
• Le-ați urmărit pictograma Skype / Echipe / Slack ca un șoim pentru a vedea dacă sunt activi sau în deplasare?
• V-ați gândit să implementați un fel de parametri rigizi în legătură cu cât de repede are nevoie cineva să facă lucruri precum răspunsul la e-mailuri sau mesaje instantanee?
• Ați făcut telefoane imediat ce cineva trece în starea „departe”, spunând lucruri precum „bine, am vrut doar să fac check-in, nu te-am văzut online ...”
• Căutați diverse soluții tehnologice pentru a monitoriza activitatea computerului personalului dvs. în timp ce lucrați de la distanță?

Dacă ați răspuns afirmativ la oricare dintre cele de mai sus, este timpul să revizuiți cât de mult aveți încredere în angajații dvs. Ai avut aceleași îngrijorări când erau în birou sau au apărut brusc când toți s-au îndepărtat?

Nimeni nu se transformă într-un slăbit peste noapte doar pentru că acum lucrează de acasă. Dacă angajatul dvs. a avut o bună etică a muncii când se aflau la birou, aceasta va fi transferată în general la setarea la distanță. De fapt, majoritatea oamenilor sunt MAI MULT productivi acasă atunci sunt la birou pentru că sunt mai puține întreruperi. Vor exista întotdeauna oameni care se relaxează - dar aceștia sunt, de asemenea, aceiași oameni care urmăreau Netflix sau derulau pe Twitter toată ziua în biroul de la biroul lor din spatele tău. Dacă nu ai avut încredere în ei că lucrează la birou, probabil că ai motive întemeiate să nu ai încredere că lucrează de la distanță. Dar nu-ți pedepsi angajații buni presupunând că își vor pierde toată etica muncii doar pentru că acum lucrează de la distanță.

Rezistați dorinței de a monitoriza când cineva este activ online decât în ​​deplasare. Rezistați dorinței de a lega metaforic pe cineva de biroul său. Fie că suntem la birou sau acasă, avem cu toții diferite ore și stiluri de productivitate - și știm cu toții să „arătăm ocupați” atunci când nu suntem cu adevărat. Ori de câte ori puteți, concentrați-vă asupra producție a muncii cuiva, mai degrabă decât a orelor literale pe care le urmăresc sau dacă au durat prea mult să răspundă la un mesaj instant sau la un e-mail. Și, deși acest lucru poate fi mai ușor pentru un angajat salariat, aș susține că același lucru este valabil și pentru un angajat orar cu o fișă de timp.

Dar Lindsay, cum mă asigur că lucrul se termină în continuare?

Da, munca trebuie terminată. Rapoartele trebuie scrise, apelurile trebuie să răspundă, sarcinile trebuie finalizate. Dar când un angajat se simte respectat, apreciat și de încredere de către angajatorul său, este mai probabil să vă ofere o valoare mai mare calitate de muncă, pe lângă o mai mare cantitate de muncă.

Fii foarte clar cu așteptările tale pentru munca zilnică a cuiva. Pentru unele echipe, ar putea fi o mulțime de termene foarte clare. Pentru alte echipe, ar putea fi așteptări ca sarcinile să fie finalizate zilnic. Poate acoperă telefoanele pentru o porțiune desemnată a zilei și îndeplinește anumite sarcini restul zilei. Am o sută de modalități diferite de a mă asigura că personalul meu produce lucrări de calitate și niciunul nu implică verificarea pentru a vedea când sunt activi în echipe.

Când eram cu toții la birou, toată lumea își construise timpul de respirație, chiar și în afara orelor de prânz sau de pauză. Ai vorbit la întoarcere de la toaletă sau de la umplerea sticlei de apă. V-ați aplecat peste cabină și ați vorbit cu un coechipier între apeluri telefonice. Ai vorbit în camera de pauză în timp ce așteptai o nouă oală de cafea. Nu avem acest lucru acum - faceți bine ca cineva să se îndepărteze de computer timp de cinci minute pentru a lăsa câinele să iasă sau pentru a arunca o grămadă de rufe în spălătorie. Există șanse mari ca, cu COVID-19, angajații dvs. să își jongleze copiii făcând învățare la distanță pentru școală sau să aibă grijă și de un părinte îmbătrânit. Oferiți angajaților spațiu pentru a face lucruri cum ar fi să chemați o rețetă pentru o rudă sau ajutați copilul să se conecteze la întâlnirea Zoom cu profesorul lor.

Fii creativ. Regulile și normele au fost literalmente aruncate pe fereastră. Modul în care ați făcut-o întotdeauna nu mai este aplicabil. Incearca ceva nou. Cereți echipei dvs. idei și contribuții. Testați lucrurile, asigurați-vă că toată lumea are clar că lucrurile sunt pe bază de probă și primiți o mulțime de feedback pe parcurs. Stabiliți puncte clare prin care veți evalua dacă funcționează sau nu ceva care depășește sentimentul dvs. intestinal (să fim reali, există o mulțime de cercetări care arată că sentimentele noastre intestinale legate de muncă nu sunt foarte fiabile).

Gestionarea unei echipe la distanță poate fi foarte distractivă - cred că este un mod mai personal de a vă conecta cu echipa mea. Am să văd în interiorul casei lor, să mă întâlnesc cu animalele lor de companie și uneori cu adorabilii lor copii. Plecăm cu fundaluri virtuale amuzante și încorporăm sondaje despre gustările noastre preferate. Durata medie a echipei mele este mai mare de cinci ani și cel mai mare motiv pentru aceasta este armonia muncă-viață pe care ne-o poate acorda munca la distanță - dacă se face corect. Echipa mea depășește în mod regulat așteptările mele fără ca eu să le urmăresc fiecare mișcare.

Dar gestionarea unei echipe la distanță poate avea provocările sale. Și gestionarea unei echipe la distanță într-o pandemie poate avea și mai multe provocări. Dar dacă nu faci altceva, ai încredere în oamenii tăi. Amintiți-vă de ce i-ați angajat și aveți încredere în ei până vă vor da un motiv să nu.